gibt es das papierlose büro? | | bitkom ecm-forum auf der dms expo 2013
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Referent: Stefan Schmidt, Vice President Product, DocuWare GmbH Vortrag der DocuWare GmbH auf dem BITKOM ECM-Forum zur DMS Expo 2013TRANSCRIPT
Gibt es das papierlose Büro für KMU´s?DMS Expo 2013
Stefan Schmidt / DocuWare GmbH 25.09.2013
Kleine / Mittelständische Unternehmen
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Heizung / Sanitär / Klima
Callcenter Dienstleistung
Projekte im Umweltbereich
Druckdienstleistung
…
KMU – Organisation
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Gesamtleitung
Chef / Unternehmensleitung
Abwicklung Post, Rechnungen,Schreibarbeit
1-2 Bürokräfte
IT Dienstleistung & Buchhaltung
In der Regel von externenDienstleistern
Dokumentenorganisation &Ablage
Klassisch in Mappen odereinfachen Dateisystemen
KMU – IT Ausstattung und Nutzung
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Ausstattung
Kleines Netzwerk
Server im „Keller“
Internetanschluss
Nutzung
Branchenspezifische Lösung
Filesystem für alle möglichen Dateien
Zusammenarbeit externen Dienstleistern
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Buchhaltung
Rechnungen, Belege etc.werden gesammelt.
Unterlagen werden inregelmäßigen Abständen andas Steuerbüro übermittelt.
Lieferanten / Dienstleister
In der Regel kein Zugriff fürDienstleister auf eigeneIT Systeme.
Wo ist der Haken?
Keine oder nur sehr eingeschränkteÜbersicht über vorhandene Dokumente
Aufwändige Suche nach einzelnenDokumenten
Platzbedarf der kontinuierlich zunimmt
Einordnen von neuen Dokumentenaufwändig und zeitintensiv
Niemand weiß genau wo sich einDokument befindet
Zugriff auf die Dokumente nur im Büro
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Vorteile für ein DMS
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Dokumente werden sicherund strukturiert archiviert
Schneller undortsunabhängiger Zugriff aufalle wichtigen Dokumente imUnternehmen
Prozesse werden starkvereinfacht
Vorteile für ein DMS
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Dokumente werden sicher und strukturiert archiviert
Schneller und ortsunabhängiger Zugriff auf alle wichtigenDokumente im Unternehmen
Prozesse werden stark vereinfacht
DMS – Einsatzszenarien
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Strukturierte Ablage
Einfacher (ad-hoc) Workflow
Wiedervorlage vonDokumenten
Einfache Speicherung direktaus der Applikation
Word, Excel, Branchenlösung
Externer Zugriff
per Tablet / Smartphone z.B.vom Hotel, Flughafen, etc.
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Warum setzen KMU´s keinDokumenten-Management-System ein?Warum setzen KMU´s keinDokumenten-Management-System ein?
Oft genannte Gründe gegen ein DMS
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Aufwand bei der Einführung(Beratung, Verkaufsprozess,etc.) rechtfertigt nicht dieerzielbaren Vorteile.
Anfangsinvestition ist in derRegel zu hoch.
Lösungsweg
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Einfache Bereitstellung & Betrieb als Cloud oder Online Lösung
Ohne aufwändige Installation / Konfiguration / Beratung
Kein Betrieb von Hard- und Software.
Einfache Bedienung
Klare, einfache und selbsterklärende Struktur
Schnelle, einfache und sinnvolle Einordnung von Dokumenten
Klassifizierung & Indexierung der Dokumente ohneKonfigurationsaufwand
Wie kann ein KMU von einem DMS profitieren?Wie kann ein KMU von einem DMS profitieren?
Gibt es das papierlose Büro für KMU‘s?
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Ja es ist möglich!
Viele Prozesses inklusiveder Endspeicherung könnensehr sinnvoll und mit großenVorteilen elektronischerfolgen.
Es kann so einfachfunktionieren, dass es auchfür KMU’s interessant ist.
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Wir wollen Ihnen eine Perspektive bieten!
Wir wollen und werden den nachhaltigen Bestand von DW sichern!
Wir werden Migrationswege in die Cloud aufzeigen.
Wir werden den reinen Inhouse-Einsatz von DocuWare weiterhinmassiv unterstützen.
Sie profitieren davon, dass unsere Cloud- und unsere Inhouse-Lösung zu 100% identisch sind.
Von jeder Weiterentwicklung profitieren Sie als Inhouse-Anwenderdaher genauso wie als Anwender von DocuWare Online.
Wir entwickeln schon heute Integrationen in Dropbox und Google,damit wir für Ihre künftigen Anforderungen bestens gewappnet sind.
DocuWare arbeitet an einer Cloud-basiertenLösung mit intelligenter Speicherung vonDokumenten um die vorhandenen Hürden zubeseitigen und die beschriebenen Vorteile zuerreichen.
DocuWare arbeitet an einer Cloud-basiertenLösung mit intelligenter Speicherung vonDokumenten um die vorhandenen Hürden zubeseitigen und die beschriebenen Vorteile zuerreichen.
Vortragsvideo und weitere Informationen unter:
http://www.ecm-navigator.de/termine/die-revolution-der-papierablage