vorgehensweise in rechnungseingangsprojekten | bitkom ecm forum auf der cebit 2013
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Referent: Michael Heinzmann, Tropper Data Service AGTRANSCRIPT
CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“
Vorgehensweise in Rechnungseingangsprojekten
Michael Heinzmann – Tropper Data Service AG
08.03.2013, 12:00 Uhr
CeBIT 2013, Stuttgart, 08.03.2013 CeBIT 2013, Stuttgart, 08.03.2013 Tropper Data Service AG, Vorgehensweise in Rechnungseingangsprojekten
_Rechnungseingangsverarbeitung
Agenda
• Begrüßung
• Vorgehensweise in Rechnungseingangsprojekten
• Auswahl von Mitarbeitern für die spätere Verarbeitung
• Make or Buy
• Business Prozess Plattform
• Vorstellung der Tropper Data Service AG
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Einführung
Die Einführung einer automatisierten Rechnungseingangsverar-
beitung erfordert eine intensive Vorbereitung. Sowohl die
mögliche Einbindung eines Dienstleisters und dessen Aufgaben,
als auch der Einsatz der richtigen Software und der benötigten
Funktionen müssen geklärt werden, damit ein Projekt erfolgreich starten kann. Wir vermitteln Ihnen einen Einblick über
verschiedene Möglichkeiten der Durchführung dieser Projekte
und die rechtlichen Vorgaben, die zu beachten sind.
_Rechnungseingangsverarbeitung
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_Rechnungseingangsverarbeitung Vorgehensweise in Rechnungseingangsprojekten
• Bildung eines Projektteams
• Definition der fachlichen Anforderungen
• Digitalisierung/Datenextraktion
• Freigabeworkflow
• Prüfung der rechtlichen Anforderungen
• Sichtung von Lösungen & Dienstleistern
• Definition der fachlichen & technischen Anforderungen
• Ausschreibung der geforderten Leistungen
• Implementierung
• Pilot
• Anpassungen
• Start
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Bilden eines Projektteams
Projektleitung Buchhaltung
IT
• Infrastruktur
• Applikationen
Poststelle
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Fachliche Anforderungen
• Rechnungen mit und/oder ohne Bestellbezug
• Kopf- und Fußdaten
• Positionsdaten
• Prüfung § 14 USt. – für Deutschland / weitere Landesspezifika
• Buchungskreise
• Servicegesellschaft als Rechnungsempfänger – evtl. Postfach
• Dokumententyp – Rechnung, Gutschrift,
Anzahlungsanforderung, Mahnung
• Validierungsdaten – Lieferanten, Bestellungen
• etc…
_Rechnungseingangsverarbeitung Vorgehensweise in Rechnungseingangsprojekten
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Technische Anforderungen
• Software
• IT-Infrastruktur
• Server
• Scantechnik
• Sprachen & Schriftsätze OCR
• Übergabe der Images PDF – PDF/A – TIFF & Metadaten
• Definition der Schnittstellen
• Übertragungswege – FTP, SFTP, Datenträger
• Clearingmerkmale
• Planung/Durchführung Pilot
_Rechnungseingangsverarbeitung Vorgehensweise in Rechnungseingangsprojekten
CeBIT 2013, Stuttgart, 08.03.2013
Rückversand/ Archivierung
Originale
Rückversand Klärungsfälle
Scanner
ScanClient
Tracking - System: Reporting, Statistik , Kontrolle
Eingang
Nach - erfassung
Sonder-
korrektur
Capture - Export
Workflow - System
Archiv
Scan - vorbereitg
Scannen Capture - Import
Klassi - fikation
Daten - extraktion
Qualit ä ts - sicherung
Registrie - rung
Dokumente verfolgen
(Vollständigkeit)
Statistik
(Performance, SLAs) Abrechnung
Tracking
Statistik
Aggregation
Tag
10.9.
Eingang Arbeitsvorbereitung Scannen Validieren QK Images
Index
Freigabe-
workflow
E-Akte Qualitätsmanagement
Korrekturerfassung
Sonderkorrektur
_vom Papier zum
elektronischen Dokument
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Anforderungen an die Software
• Hohe Automation - reduziert manuelles Nacharbeiten
• Format unabhängige Import Suite (Papier, elektronisch)
• Self Learning-Funktion
• Offene Schnittstellen für zukünftige Anforderungen
• Einfache Prozessgestaltung
• Capture-Plattform
• Analysemöglichkeiten
• Monitoring
• Anpassbare Exportmöglichkeiten
_Rechnungseingangsverarbeitung
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_Rechnungseingangsverarbeitung
Auswahl der Mitarbeiter für die spätere Verarbeitung
• Buchhaltung
• Poststelle
• Neue Mitarbeiter – Indizierung/Workflow
• Ressourcen vorhanden?
• AÜ
• Abbau eigener Mitarbeiter
• Kompensation durch optimierten Prozess
• Eigene MA nur noch für „qualifizierte“ Arbeiten
• Einbindung eines Dienstleisters
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Make
or
Buy
SLAs
Personalabbau
Kurze Wege
Kosteneinsparung
Schulungen
TCO
ROI
Know-how
Planwerte – Fixe Kosten
Nutzung vorhandener Infrastruktur
Selektives Outsourcing
Optimierung oder Neugestaltung der Geschäftsprozesse –
Auslagerung nicht optimierter Prozesse ergeben keine „Besserung“
Die Auslagerung welcher Prozessteile ist wirtschaftlich sinnvoll
Kerngeschäft sollte mit eigenen Ressourcen erbracht werden
Einbindung neuester Funktionen
Services werden stetig verbessert
Erweiterungsstrategie
Skalierung von Arbeitsvolumina
etc.
_Rechnungseingangsverarbeitung
CeBIT 2013, Stuttgart, 08.03.2013
_Prozesssteuerung
Business Prozess Plattform
Scannen Digitali-
sierung
Nacher-
fassung
Freigabe
-prozess Buchung
Kunde
Scan-
service
Daten-
extraktion
Nach-
erfassung
§ 14 Ust.
Prüfiung
Stamm-
daten-
änderung
Clearing
& Freigabe
Buchung
Dienstleister
CeBIT 2013, Stuttgart, 08.03.2013 CeBIT 2013, Stuttgart, 08.03.2013 Tropper Data Service AG, Vorgehensweise in Rechnungseingangsprojekten
IT Services
Anwendungsentwicklung – ECM, Workflow, Email-Archivierung
Analyse, Modelierung & Optimierung von Geschäftsprozessen
Integration & Migration
Service & Support
Bestandsmigration – Personal-/Kredit-/Versicherungsakten
Posteingangsverarbeitung Archivdienstleistungen & Scan on Demand Logistik
Data Services
Übernahme, Optimierung und Betrieb von Geschäftsprozessen
Rechnungseingangsverarbeitung Betriebskonzepte (SLA) Backupkonzepte
Business Services
Gründung der Tropper Data Service
GmbH in Leverkusen
Mehr als 300 Mitarbeiter verteilt auf
5 Standorte 1966 2012
CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“
Vielen Dank für Ihr Interesse!
Weitere Informationen unter: www.ecm-navigator.de
und www.ecmtoday.de