orbit zoom days - strategien für erfolgreiche intranets im enterprise-2.0-zeitalter
DESCRIPTION
Referenten Stefan Pieren, Senior Informationsarchitekt, Unic AG Johann Richard, Design Technologist, Unic AG Dr. Marcel B. F. Uhr, CEO, soultank AG Inhalt Die inhaltliche Konzeption komplexer Intranet-Projekte steht vor neuen Herausforderungen. Die Auftraggeber fordern Enterprise 2.0, aber ist dieser Lösungsweg für die Mitarbeiter auch in jedem Fall der erfolgversprechendste? Am Beispiel zweier Fallstudien veranschaulichen die Referenten die inhaltliche Bandbreite von Intranets im Enterprise-2.0-Zeitalter und erläutern, wie die entsprechenden inhaltlichen Konzepte erarbeitet wurden. Am Beispiel des Swisscom Intranet Basisdienstes wird aufgezeigt, wie die Kombination aus klassischen und neuen Strategien zum gewünschten Erfolg geführt hat. Durch die Neustrukturierung der Swisscom-Unternehmensgruppe entstand grosser Handlungsbedarf für ein neues Intranet. Die historisch gewachsene Intranetlandschaft besteht aus zahlreichen verteilten, von den jeweiligen Geschäftsbereichen betriebenen autonomen Plattformen auf verschiedenen Technologien und entspricht bezüglich Informationsstruktur, Navigation, Usability, Informationsrelevanz, Personalisierung und Collaboration nicht mehr in allen Aspekten den Bedürfnissen der Mitarbeiter. Die Konzeption eines Basisdienstes Intranet schaffte hier das Fundament für ein einheitliches und ausbaufähiges Corporate Intranet und ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit in Projekten und Netzwerken, relevantere Informationen und mehr Dialog. Anders präsentierte sich die Situation beim Unic Intranet, wo heute eine konsequente Orientierung an einer offenen, an den Grundsätzen von Enterprise 2.0 angelehnten Kultur neue Möglichkeiten für den Wissensaustausch in der ganzen Firma eröffnet und die Interaktion der Mitarbeitenden über alle Hierarchiestufen, Standorte und Projekte hinaus gewährleist. Die Seminarbesucher lernen in dieser Session die verschiedenen Intranet-2.0-Strategien kennen und lernen, wie sie erfolgreich klassische und neue Intranet-Ansätze kombinieren.TRANSCRIPT
Strategien für Intranets im Enterprise 2.0 ZeitalterOrbit Zoom Days Konferenz 2009
Stefan Pieren, Johann Richard, Dr. Marcel B.F. Uhr (soultank AG)Zürich, 14. Mai 2009
Ihre ReferentenEinleitung
Stefan Pieren
Senior Informations-
architekt,
Teamleiter
Dr. Marcel B.F. Uhr
Usability Engineer,
CEO soultank AG
Johann Richard
Design Technologist,
Qualitätsleiter
© Unic AG | Seite 2
Was sind die Lernziele dieser Präsentation?
› Komplexität verstehen: Sie verstehen die Komplexität eines Intranet 2.0
Projektes und den Umgang damit
› Ansätze kennenlernen: Sie haben verschiedene Ansätze von Intranet 2.0
Strategien kennengelernt, und wissen, wie sie erfolgreich klassische und neue
Intranet-Strategien kombinieren
› Projektvorgehen gesehen: Sie kennen die Methoden zur Erreichung eines intuitiv
zu bedienenden Intranets
› Bedürfnisse formulieren: Sie können ihre Bedürfnisse an ein Intranet der
Generation 2.0 formulieren
Sie verstehen, wie auch in einem komplexen Umfeld attraktive Intranets
entstehen können
Einleitung
© Unic AG | Seite 3
Über was sprechen wir?
› Über die inhaltliche Sicht des Themas
› Über Vorgehensweisen
› Über reale Projekte
› Über Learnings aus diesen realen
Projekten
Oder anders formuliertEinleitung
Diese Präsentation ist keine ...
› ... Theorieabhandlung über Web 2.0
› ... Technologie- / Implementations-
Diskussion
› ... Produkte-Schlacht
© Unic AG | Seite 4
„Web 2.0 ist keine Positionierung für ein
Intranet.“
Quelle: Stimmt AG
© Unic AG | Seite 5
Enterprise 2.0: Social Software im UnternehmenEinleitung
© Unic AG | Seite 6
Informations-/Wissensmanagement
Identitäts- und Netzwerkmanagement Kommunikation
Instant Messaging
Social Networking
Blogs
Social Tagging
Wikis
Communities
Collaboration
Quelle: Prof. M.Koch,
Universität der
Bundeswehr, München
“Information anarchy is just that. You have
to give people a starting point that they can
react to and modify; you can't just give them
a blank workspace and say, „Use this now.‟”
Andrew McAfee
© Unic AG | Seite 7
Beispiele für unterschiedliche OrganisationskomplexitätenIntegration von Enterprise 2.0 Ansätzen
© Unic AG | Seite 8
Organisationskomplexität
tief
Organisationskomplexität
hoch
Beispiel 2:
Swisscom AG
Beispiel 1:
Unic AG
„Ich liebe es, wenn ein Plan funktioniert.“
Colonel Smith, A-Team
© Unic AG | Seite 9
Kein spezielles Vorgehen für Enterprise 2.0-Projekte...
› Vorgehen?
Erarbeitung des inhaltlichen Konzepts
© Unic AG | Seite 10
... sondern Bedürfnisse im richtigen Schritt adressieren
› Vorgehen?
Erarbeitung des inhaltlichen Konzepts
© Unic AG | Seite 11
Das Unic Intranet: me.unic.comEin Intranet 2.0 in einer Organisation von kleiner bis mittlerer Komplexität
„Ein Intranet der ersten Generation mit
einem modernen Arbeitsinstrument 2.0
ablösen. Das ist das Ziel von me.unic.com.“
Johann Richard, Projektleiter
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Bedürfnisse an das neue IntranetDas Unic Intranet: me.unic.com
© Unic AG | Seite 14
Enterprise 2.0: Social Software im Unic IntranetDas Unic Intranet: me.unic.com
© Unic AG | Seite 15
Informations-/Wissensmanagement
Identitäts- und Netzwerkmanagement Kommunikation
Instant Messaging
Social Networking
Blogs
Social Tagging
Wiki
Communities
Collaboration
Quelle: Prof. M.Koch,
Universität der
Bundeswehr, München
It„s a WikiDas Unic Intranet 2.0
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Die Strategie für das neue IntranetIt„s a Wiki
© Unic AG | Seite 17
Ich
› Fähigkeiten und
Rollen beschreiben
› Themen und Favoriten
abonnieren
› News teilen (Blog)
Mein Team
› Wissen teilen
› Zusammenarbeit
organisieren
› Prozesse und Projekte
dokumentieren
Meine Unic
› Umfassend
kommunizieren
› Dienstleistungen
anbieten
› Austausch fördern
me.unic.com – Intranet 2.0
Die umgesetzte Strategie It„s a Wiki
© Unic AG | Seite 18
Meine Unic
Meine Unic
Mein Team
Ich
IchIch
The Good, the Bad and the UglyDas Unic Intranet 2.0
© Unic AG | Seite 19
Einflussbereiche im Unic IntranetThe Good, the Bad and the Ugly
Kultur
TechnologieBetrieb
© Unic AG | Seite 20
› Hohe Akzeptanz – trotz einigen
Kinderkrankheiten möchte niemand
das neue Intranet missen
› Die Offenheit – alle Bereiche sind für
alle Mitarbeitenden offen, editier- und
kommentierbar
› Kommentieren und verbessern – der
Dialog findet statt
The Good – was besonders gut klapptThe Good, the Bad and the Ugly
© Unic AG | Seite 21
Kultur
TechnologieBetrieb
› Wiki Gnome und Wiki Gärtner – die
heimlichen und die offiziellen guten
Seelen des Intranets
› Inhalte erstellen – teilweise bis zu 70
neue Seiten pro Tag nach dem Start
› (Corporate) News – das Intranet als
News Channel hat sich etabliert und
wird regelmässig gelesen
› Impulse für die Verbesserung – die
Benutzer stacheln sich gegenseitig
dazu an, Dinge besser, effizienter
umzusetzen
The Good – was besonders gut klapptThe Good, the Bad and the Ugly
© Unic AG | Seite 22
Kultur
TechnologieBetrieb
› Das Intranet als Wiki – für Unic ist ein
Wiki die richtige Technologie
› Technologie Know-how – es gibt
genügend Know-how innerhalb der
Organisation für einen erfolgreichen
Betrieb
› Release early, release often – die
Plattform unterstützt und erleichtert
rasche funktionale Anpassungen
The Good – was besonders gut klapptThe Good, the Bad and the Ugly
© Unic AG | Seite 23
Kultur
TechnologieBetrieb
› Es geht um Kommunikation – die
Prinzipien müssen verstanden werden.
Auch, dass es keine „Privatsphäre“
und „Geheimnistuerei“ gibt.
› Mein Garten, dein Garten – viele
Themen betreffen mehrere Teams,
eine rege Absprache und Austausch
sind wichtig um Doppelspurigkeiten zu
vermeiden
› Offenheit ≠ Regellosigkeit – auch ein
Wiki als Inranet braucht Regeln
The Bad – was man unbedingt beachten mussThe Good, the Bad and the Ugly
© Unic AG | Seite 24
Kultur
TechnologieBetrieb
› Nicht jeder liebt Wiki Syntax – die
Schulung ist für Nicht-Techies zentral.
Das Wiki Gärtner Prinzip funktioniert
hier aber gut.
› Feedback nicht nur zu den Inhalten –
die Benutzer erwarten auch auf
funktionale Fragen rasche und offene
Antworten
The Bad – was man unbedingt beachten mussThe Good, the Bad and the Ugly
© Unic AG | Seite 25
Kultur
TechnologieBetrieb
› Technologie im Hintergrund – die
„richtige“ Technologie löst nicht alle
Probleme von selbst. De facto ist es
fast egal, welche Software man nutzt.
› Release early, release often – die
internen Prozesse müssen rasche
Release-Zyklen fördern. Oder
zumindest nicht verhindern.
The Bad – was man unbedingt beachten mussThe Good, the Bad and the Ugly
© Unic AG | Seite 26
Kultur
TechnologieBetrieb
› Nicht jeder ist vom Typ her ein aktiver
Nutzer – die Teams müssen Anreize
schaffen, in ihren Bereichen qualitative
Inhalte zu schaffen. Aber es gilt:
Qualität vor Quantität!
› Walk the Talk – das Management muss
ein soziales Intranet aktiv nutzen.
Dann folgen viele weitere
Benutzerkreise automatisch.
The Ugly – Was nicht so gut funktioniertThe Good, the Bad and the Ugly
© Unic AG | Seite 27
Kultur
TechnologieBetrieb
› Ein Wiki ist kein DMS
(Dokumentenenverwaltungssystem) –
Word und andere „editierbare“
Dokumentformate gehören nicht ins
Intranet. Deswegen auch die Regeln.
The Ugly – Was nicht so gut funktioniertThe Good, the Bad and the Ugly
© Unic AG | Seite 28
Kultur
TechnologieBetrieb
› Performance ist kritisch – nicht
umsonst heisst „Wiki“ ursprünglich
„schnell“. Die Benutzer erwarten eine
Reaktion vom System. Jetzt.
The Ugly – Was nicht so gut funktioniertThe Good, the Bad and the Ugly
© Unic AG | Seite 29
Kultur
TechnologieBetrieb
Nicht alle Anforderungen und Probleme sind gelöstEnterprise 2.0: Social Software im Unic Intranet
© Unic AG | Seite 30
Informations-/Wissensmanagement
Identitäts- und Netzwerkmanagement Kommunikation
Instant Messaging
Social Networking
Blogs
Social Tagging
Wiki
Communities
Collaboration
Quelle: Prof. M.Koch,
Universität der
Bundeswehr, München
Swisscom Basisdienst IntranetEin Intranet 2.0 in einer Organisation von hoher Komplexität
Die heutige Swisscom Intranet-LandschaftAusgangslage
© Unic AG | Seite 32
› Autonome Plattformen
› Verschiedene Technologien
Unterschiedliche...
› Strukturansätze
› Navigationskonzepte
› Zugangskonzepte
› Usability / User Experience
Die Strategie: ein Basisdienst IntranetAusgangslage
© Unic AG | Seite 33
Gemeinsame Intranet Plattform
Globale Definitionen,
Dienste, Funktionen
(Informationsarchitektur)
Intranet
Geschäfts-
Bereich 1
Intranet
Geschäfts-
Bereich 2
Intranet
Geschäfts-
Bereich 3B
asis
die
nst
Intr
an
et
Bedürfnisanalyse
Was will das Unternehmen?Bedürfnisanalyse
© Unic AG | Seite 35
Integrative
Lösung.
Flexibel
anpassbar durch
Geschäfts-
bereiche.
Personalisierbar/
Individualisierbar.
Bessere
Zusammenarbeit
in Projekten und
Netzwerken.
Mehr Übersicht
(was läuft wo?
wer weiss & kann
was?)
Relevantere
Informationen.Dialog fördernd.
Reorganisations-
sicher.
© Unic AG | Seite 36
Mitarbeiter Befragungen auf verschiedenen EbenenBedürfnisanalyse
Fokusgruppen-
Workshops
Bedürfnisaufnahme in klar
umrissenen Themen-
Kreisen.
Kontext-Analysen
Analyse des Intranet-
Einsatzes im Zusammen-
hang mit den täglichen
Aufgaben des Mitarbeiters.
Interviews
Abholen von Meinungen im
direkten Gespräch.
© Unic AG | Seite 37
Was wollen die Mitarbeiter?Gruppierte „Must haves“ der Bedürfnisanalyse
© Unic AG | Seite 38
Bessere
r Z
ugang z
u Info
rmationen
Rele
vante
Inhalte
Dia
log/W
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Tools
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Pers
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Indiv
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Colla
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tion
Desig
n
Dokum
ente
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ana
gem
ent
%
Enterprise 2.0 in Inhalts-Strukturierung
(Fast) keine strukturellen
Vorgaben
Struktur komplett
vorgegeben
Struktur zum Teil
vereinheitlicht
Struktur in Bereichen
vorgegeben
Strukturelle Vorgaben definieren Intranets nachhaltigInhalts-Strukturierung
© Unic AG | Seite 40
Feste Vorgaben Individualität
(Menge typischer Intranets)
(Fast) keine strukturellen
Vorgaben
Struktur komplett
vorgegeben
Struktur zum Teil
vereinheitlicht
Struktur in Bereichen
vorgegeben
Der Basisdienst nimmt die Resultate der Bedürfnisanalyse aufInhalts-Strukturierung
© Unic AG | Seite 41
Feste Vorgaben Individualität
Swisscom Intranets
heute
BasisdienstBasisdienst
(Fast) keine strukturellen
Vorgaben
Struktur komplett
vorgegeben
Struktur zum Teil
vereinheitlicht
Struktur in Bereichen
vorgegeben
Keine Angst vor Vereinheitlichung – auch im Web 2.0Inhalts-Strukturierung
© Unic AG | Seite 42
Feste Vorgaben Individualität
Basisdienst
Swisscom
Inhalte
Geschäftsbereichs
Inhalte
Mitarbeiter
Inhalte
Integrative Lösung, flexibel anpassbarInhalts-Strukturierung
© Unic AG | Seite 43
Mein
IntranetÜber xy Prozesse Produkte ... Themen
Über
Swisscom
News &
DialogGrund-
Konzept
Basisdienst
Mein
IntranetÜber xy Themen
Über
Swisscom
News &
Dialog
Mein
IntranetÜber xy Prozesse Produkte Markt Themen
Über
Swisscom
News &
Dialog
Mein
IntranetÜber xy Prozesse Produkte Themen
Über
Swisscom
News &
Dialog
Intranet
Geschäfts-
Bereich Y
Intranet
Geschäfts-
Bereich Z
Intranet
Geschäfts-
Bereich X
Beispiel aus der Sicht einer Swisscom MitarbeiterinInhalts-Strukturierung
© Unic AG | Seite 44
Swisscom Mitarbeiterin im eigenen Intranet
Swisscom Mitarbeiterin in einem „fremden“ Intranet
Das einheitliche Gerüst hilft, sich unternehmensweit zu bewegen
(Fast) keine strukturellen
Vorgaben
Struktur komplett
vorgegeben
Struktur zum Teil
vereinheitlicht
Struktur in Bereichen
vorgegeben
Flexible InformationsstrukturInhalts-Strukturierung
© Unic AG | Seite 45
Feste Vorgaben Individualität
Basisdienst
Umgang mit WikisInhalts-Strukturierung
Variante 1
Wikis sind externe
Applikationen
Variante Swisscom
Integriertes Wiki
Variante 2
Corporate Wiki
(Beispiel me.unic.com)
© Unic AG | Seite 46
Intranet
Wiki
Wiki
Wiki
Corporate Wiki Intranet
Wiki
Wiki
Wiki
Wiki
Themengefäss als integriertes WikiInhalts-Strukturierung
© Unic AG | Seite 47
Enterprise 2.0 in Seitentypen
Das Intranet als individuelles „Cockpit“ für die tägliche ArbeitPersonalisierte und individualisierbare Startseite
© Unic AG | Seite 49
› Der Mitarbeiter erhält personali-
sierte Informationen
› Der Mitarbeiter kann die Startseite
mit einzelne Inhaltselementen in
Form von „Widgets“ idividualisieren
› Die verschiedenen Geschäfts-
bereiche können eigene Widgets
nach ihren Bedrüfnissen bauen
Den Puls der Firma spürenPersonalisierte und individualisierbare Startseite
© Unic AG | Seite 50
› Mit den Business Widgets ist der Mitarbeitende enger im ganzen Unternehmen
eingebunden
Effizienter durch den TagPersonalisierte und individualisierbare Startseite
© Unic AG | Seite 51
› Die Organisations Widgets sind kleine Helferlein für das Daily Business
Im Unternehmen vernetzt seinPersonalisierte und individualisierbare Startseite
© Unic AG | Seite 52
› Mit den Kommunikations Widgets kommuniziert der Mitarbeitende über seine
Organisation hinaus
Enterprise 2.0 in Applikationen & Tools
Auch ein Teilangebot ist nützlichEnterprise 2.0 in Applikationen & Tools
© Unic AG | Seite 54
(nichts)
Erster Schritt: Erweiterung internes TelefonbuchIdentität und Netzwerkmanagement
© Unic AG | Seite 55
› Im internen Telefonbuch
können auf freiwilliger Basis
persönliche Informationen
hinterlegt werden
Erster Schritt: Dialog auf SeitenebeneKommunikation
© Unic AG | Seite 56
› Die Mitarbeiter können
Inhaltsseiten kommentieren
und bewerten
Strategie für die Integration von Collaboration-PlattformenInformationsmanagement
© Unic AG | Seite 57
Collaboration-Plattformen
Intranet› Bestehende Collaboration
Plattformen bleiben
ausserhalb des Intranets
› Das Intranet vereinfacht
den Zugang zu den
Plattformen
› Ergebnisse aus den
Collaborations-Plattformen
müssen im Intranet
veröffentlicht werden
ZugangResultate
Erster Schritt: Kommunikation von Zugängen und ResultatenInformationsmanagement
Beispiel: Zugang über OE Beispiel: Resultate auf Projektseiten
© Unic AG | Seite 58
Erster Schritt: Relevantere NewsInformationsmanagement / News
© Unic AG | Seite 59
› News können konzernweit
nach Themen und nach
Channels abonniert werden
› Anzeige auf Startseite oder
als RSS-Feed
Credits
› Inhaltliche Konzeption, Design, HTML Umsetzung: Unic AG
› Usability / User Experience Begleitung: soultank AG
› Gesamtkonzept, Realisierung: Swisscom IT Services AG
© Unic AG | Seite 60
«Web 2.0 is really about normal everyday
people using the Web and creating things on
it - forget the acronyms.»
© Unic AG | Seite 61
Richard MacManus, ReadWriteWeb
Unterschiedliche Ansätze für unterschiedliche BedürfnisseIntegration von Enterprise 2.0 Ansätzen
© Unic AG | Seite 62
Organisationskomplexität
tief
Organisationskomplexität
hoch
Beispiel 2:
Swisscom AG
Beispiel 1:
Unic AG
Enterprise-Wiki
Kombination von
klassischen und
Enterprise 2.0
Ansätzen
Wir freuen uns auf Ihre Fragen.
„Mache die Dinge so einfach wie möglich –
aber nicht einfacher.“
© Unic AG | Seite 64
Quelle: Albert Einstein
Unternehmen
› 1996 in Bern als Spin-off der Universität gegründet
› Sitze in Amsterdam, Bern, Wien und Zürich
› Inhabergeführte Aktiengesellschaft
› 140+ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Marktleistung
Enterprise Content Management & E-Business
Referenzen
Unic auf einen Blick
© Unic AG | Seite 65
soultank AG auf einen Blick
Unternehmen
› Gegründet 2000 in Zug
› Inhabergeführte Aktiengesellschaft
› 8 Mitarbeiter
› Betrieb eines eigenen Usability-Labors in Zug
Marktleistung
Usability und User Experience Beratung
Referenzen
© Unic AG | Seite 66
Steuerverwaltung des Kantons Bern
Hohlstrasse 536
CH-8048 Zürich
Tel +41 44 560 12 12
Fax +41 44 560 12 13
www.unic.com
Unic AG
© Unic AG | Seite 67
Stefan Pieren
Senior
Informationsarchitekt
Johann Richard
Design Technologist
Dr. Marcel B.F. Uhr
CEO soultank AG
Impressum
Bildquellen
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Seite 12: © valerio / sxc.hu
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Seite 36: © Joshua Porter / bokardo.com
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Seite 39: © freerider / aboutpixel.de
Seite 48: © stormpic / sxc.hu
Seite 53: © splenetic / sxc.hu
Seite 63: © digital_a / sxc.hu
© Unic AG | Seite 68