praxisbericht e-billing volz
DESCRIPTION
Erfolgreiche Einführung einer E-Billing-Lösung bei volzfilters im Jahre 2005 durch yourITTRANSCRIPT
Die Rechnung auf Papier: ein Auslaufmodell
Volz Luftfilter GmbH & Co. KG
erzielt erhebliche Einsparungen
mit umfassender E-Billing-Lösung
Projektart
Komplettlösung für eine gesetzeskonforme
qualifizierte elektronische Signatur von
Rechnungen und Rechnungsdaten führt
zu massiver Kostenersparnis bei Rech-
nungsversender und -empfänger.
Branche
Die Volz Luftfilter GmbH & Co. KG ist
einer der führenden Anbieter von Filter-
produkten für Lüftungs- und Klima-
technik sowie Lackier- und Trocknungs-
technik.
Produkte
- Output-Server "inForm" der Prout
Software GmbH
- Dokumentenmanagementsystem
"DOCUframe®" der GSD Software
mbH
- Signaturlösung "icoya EDL Signatur
Server“ der Struktur AG
Realisierung
Die Rechnung wird per E-Mail vom
System versendet und automatisch
GDPdU-konform archiviert. Das System
organisiert den Druckspool, um daraus
ein PDF zu erzeugen und XML-Daten
sowie einen Index anzuhängen und ist
damit unabhängig vom bestehenden
ERP-System.
Ergebnis
Alle Prozesse rund um Rechnungsver-
sand und -archivierung werden mit
dieser Komplettlösung vollständig
abgedeckt.
Weitere Infos
www.yourIT.de
www.E-Billing.de
STECKBRIEF
Das comTeam-Systemhaus yourIT aus
Hechingen installierte eine Software-
lieferkette aus Druckoutputmanagement,
Signaturserver und Archiv/DMS, die alle
Prozesse rund um Rechnungsversand
und -archivierung vollständig abdeckt.Mit seinem E-Billing-Projekt hat Volz den BestPractice-IT Sonderpreis 2006 für den größten zu
verzeichnenden Technologiesprung gewonnen. Der Preis wurde am 10.03.2006 auf der CeBIT
verliehen. (v.l.n.r. Ralf Ströbele, yourIT; Max Schinkl, Volz; Christian Szittariu, Volz; Thomas
Ströbele, yourIT)
Vieles spricht dafür, die konventionellen Rechnungen in Papierform
durch den elektronischen Rechnungsversand per E-Mail und oder Fax
(auch E-Billing, eBilling oder eInvoice genannt) zu ersetzen. So lassen
sich erhebliche Kosten einsparen, wie das folgende Beispiel zeigt.
Die Volz Luftfilter GmbH & Co. KG, einer der führenden Anbieter von
Filterprodukten für Lüftungs- und Klimatechnik sowie Lackier- und
Trocknungstechnik, verschickt seit Juli 2005 etwa die Hälfte ihrer
Rechnungen per E-Mail. Die Vorteile des elektronischen Versands
sind vielfältig: Die Rechnungen werden automatisch generiert, sobald
ein Lieferschein gedruckt wird, was den Verwaltungsaufwand deut-
lich minimiert. Die Kunden erhalten die Rechnungen schneller und
können sie zeitnah bearbeiten. Einsparungen werden dadurch erzielt,
dass Porto, Papier, Druck und Konfektionierung komplett entfallen.
„Für uns bedeutet die Umstellung eine Arbeitserleichterung. Die
Investition wird sich schon bald amortisiert haben“, bestätigt Max
Schinkel, Systemadministrator bei der Volz Luftfilter GmbH & Co. KG.
Verwaltung der Rechnungen vollständig elektronisch
Die Optimierung der Prozesse beschränkt sich nicht nur auf den
Rechnungsversand – auch die Archivierung wurde digitalisiert: Alle
ausgehenden Rechnungen werden elektronisch abgelegt. „Jede Rech-
nung wird im System dem Kunden zugeordnet, so dass mit nur zwei
Mausklicks ermittelt werden kann, wie oft und wann ein bestimmter
Kunde von uns eine Rechnung bekommen hat“, so Max Schinkel.
Auch dem Rechnungsempfänger erleichtert E-Billing die Arbeit: Ziel
ist, die Rechnungen direkt an den richtigen Ansprechpartner zu
schicken. Dadurch wird die Gefahr reduziert, dass eine Rechnung
verloren geht. Außerdem können die Rechnungsdaten über eine
XML-Schnittstelle automatisch in die Systeme des Rechnungsemp-
fängers eingelesen und archiviert werden (EDI).
yourIT oHG
Neustraße 12 · 72379 Hechingen
Geschäftsführer:
Ralf Ströbele, Dieter Morgner und
Thomas Ströbele
Fon: 07471/93010-0
Fax: 074 71/93010-15
E-Mail: [email protected]
Homepage: www.yourIT.de
www.E-Billing.de
Die Volz Luftfilter GmbH & Co. KG
verschickt seit Juli 2005 etwa die
Hälfte ihrer Rechnungen per E-Mail.
Die Kunden erhalten die Rechnungen
schneller und können sie zeitnah
bearbeiten
E-Billing führt nicht nur zu erheblichen
Einsparungen bei Porto, Papier, Druck
und Konfektionierung – es schont
auch die Umwelt!
Für Volz bedeutet die Umstellung
eine echte Arbeitserleichterung.
„Die Investition wird sich schon bald
amortisiert haben“, bestätigt Max
Schinkel, Systemadministrator bei
der Volz Luftfilter GmbH & Co. KG.
INFO
Komplettlösung ermöglicht durchgehende Prozesse
Die neuen Prozesse basieren auf einer Gesamtlösung aus dem
Output-Server „inForm“ der PROUT Software GmbH, dem Dokumen-
tenmanagementsystem „DOCUframe®“ der GSD Software mbH und
der Signaturlösung „icoya EDI Signatur Server“ der Struktur AG.
„Unsere Komplettlösung ist eines der leistungsstärksten Produkte im
Bereich E-Billing“, unterstreicht Thomas Ströbele, Geschäftsführer
der yourIT. „Wir haben die unserer Meinung nach am besten geeig-
neten Produkte ausgewählt und nahtlos miteinander verbunden.
Bei vielen E-Billing-Systemen wird nur die Signatur erstellt, alles
andere muss der Kunde selbst machen. Unsere Lösung hingegen ist
auf Wunsch komplett ab Druckspool ERP.“
Bei der Fakturierung einer elektronischen Rechnung übernimmt die
Lösung den Druckspool des ERP-Systems (bei Volz Luftfilter ist z.B.
proALPHA im Einsatz) und gestaltet das PDF-Rechnungsformular
sowie den Archivindex. Gleichzeitig werden die Daten ins XML-
Format übertragen. Anschließend wird die PDF-Rechnung digital
qualifiziert signiert. Gleichzeitig erzeugt der Signaturserver darauf
einen zweidimensionalen Barcode. Dieser enthält die signierten
XML-Rechnungsdaten und lässt sich jederzeit überprüfen (verifizie-
ren) und auslesen, auch wenn die Rechnung gefaxt oder auf Papier
ausgedruckt wird. Nun versendet das System die Rechnung per
E-Mail und archiviert automatisch die Dokumente inklusive Protokoll.
„Eine Besonderheit der Lösung ist, dass sie mit ganz unterschied-
lichen ERP-Systemen eingesetzt werden kann“, erläutert Ströbele.
„Möglich ist dies dank des speziellen Ansatzes von PROUT: Das
System organisiert den Druckspool, um daraus ein PDF zu erzeugen
und XML-Daten sowie einen Index anzuhängen. Damit sind wir
absolut unabhängig vom bestehenden Fakturierungssystem.“
Das System bietet noch mehr Potenzial
Auch andere Belege wie Angebote und Auftragsbestätigungen sollen
zukünftig elektronisch versendet und im integrierten Dokumenten-
managementsystem DOCUframe® abgelegt werden. Außerdem wird
der Versand elektronischer Rechnungen kontinuierlich ausgebaut.
Dafür wird bei den Kunden eine schriftliche Bestätigung eingeholt.
„Die Akzeptanz ist gut“, berichtet Max Schinkel. „Die Anzahl der
teilnehmenden Unternehmen wird weiter zunehmen.“
Projekt auf der CeBIT 2006 ausgezeichnet
Mit seinem E-Billing-Projekt hat Volz den BestPractice-IT Sonder-
preis 2006 für den größten zu verzeichnenden Technologiesprung
gewonnen. Der Preis wurde am 10.03.2006 auf der CeBIT verliehen.
(Weitere Informationen: www.E-Billing.de)
häuser müssen darüber hinaus besondere
Qualitätsanforderungen erfüllen:
• Systemintegrative Lösungskompetenz
• Ausrichtung auf IT-Anwender mit
5 bis 250 Arbeitsplätzen
• Personelle Kapazität für Planung, Projek-
tierung und Lösungsimplementierung
• Personal für Service, Wartung und
Störfallbehebung
• Vertriebsaußendienst
comTeam-Marken-Systemhäuser geben den
Benefit der Verbund-Leistungen an Ihre Kun-
den weiter. Die Vorteile für den gewerblichen
Endkunden, der sich für das Produkt- und
Dienstleistungsangebot eines comTeam-Sy-
stemhauses entscheidet, liegen beispielsweise
in der breiten, systemintegrativen Lösungs-
kompetenz, der Flexibilität und Sicherheit einer
erfolgreichen und finanzstarken Verbundgrup-
pe sowie in der bundesweit gegebenen Nähe
zum Kunden.
Ihr Kontakt zu comTeam:
comTeam Systemhaus GmbH
Mündelheimer Weg 40
40472 Düsseldorf
Telefon: +49-211-4156-784
Telefax: +49-211-4156-447
E-Mail: [email protected]
Internet: www.comteam.de
Ergänzende Informationen zur comTeam Systemhaus GmbH
Über das comTeam-SystemhausyourIT oHGDas Unternehmen yourIT ist eine
offene Handelsgesellschaft (oHG)
mit den geschäftsführenden Gesellschaf-
tern Ralf Ströbele, Dieter Morgner und
Thomas Ströbele. Gegründet wurde yourIT
im Jahre 2002 mit dem Ziel, umfang-
reiches IT-Wissen mit kaufmännischem
und marketingspezifischem Know-how zu
kombinieren. Für den Kunden heißt das:
„Alles aus einer Hand!“ Als Partner nam-
hafter Softwarehersteller ergänzt yourIT
Standardsoftwarepakete um anwendungs-
orientierte Gesichtspunkte. Aus einer intelli-
genten Kombination von Standard und
individuellen Anpassungen entstehen so
ganzheitliche Lösungen wie z.B. E-Billing,
die sich nahtlos in jedes Unternehmens-
umfeld einfügen.
comTeam ist der IT- und TK-Systemhaus-
Verbund von ElectronicPartner.
Die unter der Marke comTeam etablierten
Systemhäuser unterstützen ihre Kunden –
KMU, Unternehmen der öffentlichen Hand
sowie Ingenieure, Steuerberater, Ärzte,
Wirtschaftsprüfer etc. – bei der Integration
von Lösungen aus den Bereichen Informa-
tionstechnologie (IT) und Telekommunikation
(TK): Angefangen bei Consulting, Planung
über Netzwerk- und Kommunikationsplattfor-
men, Lieferung von Hard- und Software bis
hin zu schlüsselfertigen Projekten.
Jedes Fachunternehmen aus der IT- und TK-
Branche, das die ElectronicPartner Kriterien
erfüllt, kann Mitglied im comTeam-System-
haus-Verbund werden. comTeam System-
ÜBER UNS