praxisbericht intercompanyweb bei sbb
DESCRIPTION
Einsatz von intercompanyWEB bei der SBB (Schweiz) zur Intercompany-Abstimmung zwischen den Gesellschaften vor der Konsolidierung mit SAP EC-CS.TRANSCRIPT
www.yourIT.de
intercompanyWeb Diese Software bringt die SBB noch schneller ans Ziel
Wir sind ein comTeam-Systemhaus
yourIT
SBB - Die größte Reise- und Transportfirma der Schweiz
Zahlen, die beeindrucken: 327,5 Millionen Fahrgäste und knapp 50 Millionen Nettotonnen Güter sind jedes Jahr mit der SBB unterwegs.
Projekt-Steckbrief intercompanyWEB
Projektart
Webbasierte Intercompany-Lösung für eine
zuverlässige Abstimmung zwischen den
Gesellschaften
Branche
Transport & Verkehr, Logistik &Zulieferung,
Eisenbahn
Bestehendes System
Abstimmprozess erfolgte mittels Excel-
Abstimmformularen
Zeitrahmen
September 2009: Erste Anfrage
November 2009: Bestellung
Dezember 2009: Tests und Schulung
Januar 2010: Echtstart
Produkte
intercompanyWEB als ASP-Lösung mit
Security-Modul. Das System ist für bis zu 40
Gesellschaften u. 12 Perioden ausgerichtet.
Realisierung
Die Einführung wurde innerhalb kürzester
Zeit durchgeführt und somit die bereits
hohe Qualität der IC-Abstimmung deutlich
verbessert.
Ergebnis
Der Zusatzaufwand durch die zusätzlichen
Tochtergesellschaften wurde durch die
Einführung der neuen Lösung kompensiert
und der aufwändige IC-Abstimmprozesses
mittels Excel-Formularen abgelöst
Weitere Infos
www.intercompanyWEB.com
Dabei ist ihr Streckennetz mit 3.011 Kilometern Länge eigent-lich bescheiden, gemessen an den 24.500 Kilometern des ge-samten öffentlichen Verkehrsnetzes der Schweiz. Gleichzeitig ist die SBB auch die viertgrößte Arbeitgeberin und Arbeitsort von rund 28.000 Mitarbeitern.
Die SBB bewegt die Schweiz. Der Konzern ist aufgeteilt in die vier Divisionen Personenverkehr, Güterverkehr (SBB Cargo), Infrastruktur und Immobilien. Hinzu kommen die Steuerungs- und Dienstleistungsfunktionen, denen unter anderem das Per-sonal- und Finanzwesen angehören.
Bis Dezember 2009 erfolgte die monatliche Konsolidierung mit 18 Gesellschaften (davon 3 non-SAP). Im IC-Abstimmprozess ergaben sich daraus 130 Paarbeziehungen, welche monatlich abgestimmt wurden. Dieser Abstimmprozess erfolgte mittels Excel-Abstimmformularen via E-Mail-Kommunikation.
Durch die geforderte Umstellung der Monatskonsolidierung mit allen Gesellschaften auf Januar 2010 kamen 15 Gesell-schaften (davon 12 non-SAP) zusätzlich in den monatlichen Konsolidierungskreis. Dies führt zu 80 zusätzlichen Paarbe-ziehungen (total 210), welche monatlich abgestimmt werden müssen. Das Zeitfenster für die IC-Abstimmung darf weiterhin höchstens zwei Tage betragen.
Aufgrund dieser Situation entschied sich die SBB eine neue Lösung einzuführen, um eine fristgerechte Konsolidierung ab 2010 durch den Konzern zu ermöglichen. Dazu müssen die Intercompany-Geschäfte jeden Monat selbständig durch die Tochtergesellschaften abgestimmt werden.
Die Wahl fiel auf die Software intercompanyWEB des com-Team-Systemhauses yourIT aus Hechingen. Diese neue Lö-sung ist ausschließlich webbasiert. Der Zugriff erfolgt über einen Standard-Web-Browser. Es ist keinerlei dezentrale Software-Installation erforderlich. „Die geringen Kosten waren ein Krite-rium von vielen, die ausschlaggebend für die Entscheidung für diese Lösung waren. Im Vordergrund stand zudem eine rasche
SBB - Die größte Reise- und Transportfirma der Schweiz Deutliche Verbesserung der IC-Abstimmung
Einführung sowie einfache, intuitive Bedienung und Anbindung auch der Tochtergesellschaften, die nicht SAP im Einsatz ha-ben, beschreibt Marijana Luso, F-CA / Accounting & Compli-ance bei SBB die Harusforderungen der Implementierung.
Ziel des Projektes war, dass das Zeitfenster der IC-Abstimmung unverändert gegenüber der heutigen Situation bleibt - respekti-ve es sich sogar noch verkürzen muss - ohne die notwendigen personellen Ressourcen für die monatliche IC-Abstimmung ab 2010 zu erhöhen.
Der Zusatzaufwand, durch die zusätzlichen Paarbeziehungen, insbesondere durch die non-SAP-Tochtergesellschaften sollte durch die Einführung einer neuen Lösung kompensiert und der aufwändige IC-Abstimmprozesses mittels Excel-Formularen abgelöst werden. Der Zugriff für Tochtergesellschaften (SAP und nonSAP) muss jederzeit – unter Berücksichtigung der Si-cherheitsaspekte – gewährleistet sein. Die Vorteile der intercompanyWEB Lösung:
webbasiert keine dezentrale Software-Installation erforderlich CSV-Schnittstelle für Upload (Zusatzauftrag SBB) Abstimmprozess kann durch Zentrale überwacht werden Stammdaten und System können direkt durch
Konsolidierungsstelle (Zentrale) betreut werden - ohne IT-Support
Mit intercompanyWEB werden die Abstimmdaten aus SAP mittels Datei-Schnittstelle zentral von der Konsolidierungsstel-le ins IC-Tool hochgeladen und durch Tochtergesellschaften (nonSAP) manuell erfasst. Es werden keine Daten aus inter-companyWEB in ein Drittsystem überführt. Korrekturen und Nachträge sind zwingend in den Buchhaltungssystemen oder in SAP® EC-CS vorzunehmen. Im IC-Tool werden keine Kor-rekturbuchungen vorgenommen und exportiert. Die Lösung wird konzernweit über alle Divisionen (Teilkonzerne) und ihre Tochtergesellschaften eingesetzt. Die Umstellung verlief problemlos. Ein Highlight war die Umset-zung eines Zusatzauftrags im Rahmen der Implementierung. Ab sofort kann die Konsolidierungsstelle zentral die Daten mit-tels Datei-Upload für Gesellschaften, welche SAP benutzen hochladen. Somit entfällt dieser Aufwand bei den einzelnen Konzerngesellschaften.
Die Einführung wurde innerhalb kürzester Zeit durchgeführt und somit die Qualität der IC-Abstimmung deutlich verbessert. Die Implementierung überzeugte durch ein optimales Kosten-Leistungs-Verhältnis. Bei den Divisionen ist der Aufwand ge-sunken, da sie keine Koordination mehr übernehmen müssen. Die Tochtergesellschaften führen die IC-Abstimmung selbst-ständig ohne die Unterstüzung der Muttergesellschaft (Divisi-on) durch.
„Das Projektziel wurde mehr als erreicht“, freut sich Luso über die gelungene Einführung. „Alle Beteiligten und Anwender in den Tochtergesellschaften sind sehr zufrieden. Die Beratung und Unterstützung während und nach der Umstellung durch yourIT war sehr angenehmem und kompetent.“
Marijana Luso, Accounting & Compliance
Die SBB bewegt die Schweiz. Der Konzern ist aufgeteilt in die vier Divisionen Perso-nenverkehr, Güterverkehr (SBB Cargo),
Infrastruktur und Immobilien.
327,5 Millionen Fahrgäste und knapp 50 Millionen Nettotonnen Güter sind jedes Jahr
mit der SBB unterwegs
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