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BPUG Stammtisch Berlin

PRINCE2 Agile - brauchen wir das?

Wenn ja warum und was davon.

Wolfgang Ksoll12.4.2016

WKWKAgenda

• Kurze organisationstheoretische Einführung • PRINCE2 Agile Überblick• Methodenbeispiele• Fallbeispiele

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Kurze organisationstheoretische Einführung

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Wandel der Organisationstheorien

Zeit Akteure Organisationstheorien0 Imperium Romanum Militärische Strukturen, Command and Control

große Einheiten, partiell inflexibel (Teutob. Wald)

1300 Katholische Orden Landwirtschaft in vorindustrieller, zentralisierter Organisation gotische Kathedralen in den Städten (UK, F, D)

1900 Max Weber „Bürokratie“ organisatorisches Konzept des Kapitalismus: Arbeitsteilung, (Amts-)Hierarchie, Dienst- und Fachaufsicht, Aktenmäßigkeit, Rationalität

1900 Frederick Winslow Taylor Wissenschaftliches Management, ArbeitswissenschaftStahlindustrie, Automobilindustriehohe Arbeitsteilung, Rationalität, Rationalisierung

1970er New Public Management Reformen in Neuseeland, UK (Thatcher)Projektmanagement, flache Hierarchien, Kundenorientierung, Zielvereinbarungen, Lean Management ,Total-Quality-Management, Benchmarking

1970er Kanban in Japan Empowerment, Reißleine bei ToyotaAutomobilindustrie in Japan effizienter als in USA

1980er Softwareentwicklung Wasserfall, V-Model

1990er Soziologie Niklas Luhmann „Gesellschaft der Gesellschaft“ 1997Systemtheorie, Autopoiese (Selbsterschaffung), Selbstorganisation, Kommunikation als Basis sozialer Systeme, funktionale Differenzierung, Erhöhung der Komplexität

1990er Tom Peterss.a. Herbert A. Simon, James G. March und Peter Drucker

„Jenseits der Hierarchien“ 1992gegen das lineare, rationale und kausale Denken im Managementfür Innovation, Motivation, Begeisterung, Empowering und Talententwicklung

2000er Softwareentwicklung Scrum, eXtreme Programming, agil statt Wasserfall

Command and Control, Hierarchie, Bürokratie, Industrie

Selbstorganisiert, Empowered, Agil

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Theorie X• Menschen mögen Arbeit nicht,finden sie langweilig – und werden sie nach Möglichkeit vermeiden

• Menschen müssen angereizt werden, damit sie sich einsetzen und engagieren

• Menschen werden am liebsten angeleitet und vermeiden die Übernahme von Verantwortung

•Menschen sind hauptsächlich durch Geld und die Angst vor dem Jobverlustgetrieben

•Nur wenige Menschen sind zu Kreativität fähig - außer wenn es darum geht, Management-Regeln zu umgehen

Theorie Y• Menschen müssen zwar arbeiten, wollen sich aber auch für die Arbeit interessieren. Unter den richtigen Bedingungen macht Arbeit Spaß•Menschen sind in der Lage sich selbst zu führen in Richtung auf ein Ziel, das sie akzeptieren•Unter den richtigen Umständen suchen und übernehmen Menschen Verantwortung

•Unter den richtigen Bedingungen sind Menschen durch den Wunsch motiviert, eigenes Potential zu entfalten

•Kreativität und Einfallsreichtum sind weit verbreitet, werden aber nur selten genutzt und ausgeschöpft

Verhalten

Führung

Verantwortung

Motivation

Kreativität

http://de.wikipedia.org/wiki/X-Y-Theorie

X-Y-Theorie, Douglas McGregor, 1960

Aber 80% der Mitarbeiter/Organisationen sind X und nur 20 % Y

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PRINCE2 Agile Überblick

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WKWKPRINCE2 im Überblick

7 Grundprinzipien

- Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung

- Lernen aus Erfahrungen- Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

- Steuern über Managementphasen

- Steuern nach dem Ausnahmeprinzip

- Produktorientierung- Anpassen an die Projektumgebung

7 Themen

- Business Case- Organisation- Qualität- Pläne- Risiken- Änderungen- Fortschritt

7 Phasen

- Vorbereiten eines Projektes

- Lenken eines Projektes- Initiieren eines Projektes- Steuern einer Phase- Managen der Produktlieferung

- Managen eines Phasenübergangs

- Abschließen eines Projektes

Nicht in PRINCE2: Spezialistenprodukte, Detaillierte Techniken, Führungsfähigkeiten (Personalführung,Mitarbeitermotivation, zwischenmenschliches Verhalten)

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7 Grundprinzipien

7 Themen

7 Phasen

Apfel produziert mit http://www.wordclouds.com/ und http://www.microtool.de/projektmanagement/prince2-agile-ein-erster-blick/8

Tailoring + Embedding

+

PRINCE2 Agile im Überblick

+Prüfungsvoraussetzung für PRINCE2 Agile:Zertifikat PRINCE2 Foundation

PRINCE2 ist ein Kochbuch,PRINCE2 Agile eine Zutatensammlung

WKWKMajor Agile Frameworks

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• Scrum (www.scrumalliance.org)• Dynamic Systems Development Method (DSDM®) + Agile Project Management (www.dsdm.org)• Lean Software Development (www.poppendieck.com)• Kanban (limitedwipsociety.ning.com) • eXtreme Programming (www.threeriversinstitute.org) • APMG: Agile Project Management (www.apmg-international.com/AgilePM)• Axelos: PRINCE2 Agile (http://www.prince-officialsite.com/prince2-agile/prince2-agile.aspx).

http://www.best-management-practice.com/gempdf/Agile_and_the_Best_Management_Practice_framework_within_the_public_sector.pdf

www.status-quo-agile.de BPM-Labor, Prof. Dr. A. Komus Capgemini IT-Trends-Studie 2016

WKWK„Agilisierung“ von PRINCE2

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PRINCE2 Prozesse

PRINCE2 Prinzipien

PRINCE2 Themen

Risiko

Change

Pläne

Qualität

Organi-sation

Business CaseFortschritt

Projektumgebung

Agile behaviours

Agile concepts

Agile frameworks Agile focus areas

Agile techniques

Transparency

Collaboration

Rich Communication

Self-organization

Exploration.

Scrum

Kanban

Lean

DSDM

...

Information visibel

Burn Charts

Workshops

Standups

User Storys ...

Agilometer

Requirements

Rich communication

...

Priorisierung

Iterationen

Inkremente

Zeit fokusiert

Work in Progress ...

WKWKAgilisierung hauptsächlich in der Lieferebene

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Methodenbeispiele

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Magisches Dreieck des klassischen Projektmanagements

Qualität

Zeit Kosten

Zeit Kosten

Qualität Umfang

Nutzen Risiko

Sechs (gleichberechtigte) Zieldimensionen mit PRINCE2

What to fix and what to flex?PRINCE2 Agile

Don‘t flex

May flex

Flex

Zielgrößen: What to flex?

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14www.mountaingoatsoftware.com/scrum

Ein agiles Framework: ScrumNach Agilem Manifest gelten:• Individuen und Interaktionen höher als Prozesse und Werkzeuge• Laufende Software höher als ausgedehnte Dokumentation• Zusammenarbeit mit dem Kunden höher als Vertragsverhandlungen• Reaktionen auf Veränderung höher als Planverfolgung.

http://www.agilemanifesto.org

• Rollen: Produkteigentümer, Scrum-Master, Team • Zeremonien: Sprint-Planung, Sprint-Review, Sprint-Retrospektive und tägliche Scrum-Meetings • Artifakte: Produkt-Backlog, Sprint-Backlog, und Burndown-Chart

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Flexibilität darüber, was geliefert wird

Akzeptanz von „Agile“

Einfachheit der Kommunikation

Level der Zusammenarbeit

Vorteilhafte Umgebungsbedingungen

Fähigkeit iterativ zu arbeiten und inkrementell zu liefern

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Niedrig

Niedrig

Niedrig

Niedrig

Niedrig

Niedrig

Hoch

Hoch

Hoch

Hoch

Hoch

Hoch

Suitability Slider

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Fallbeispiele

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WKWKFallbeispiel 1 - Immobilienmanagement

Property Management (kein Asset Management)• 100 Mitarbeiter, 10.000 zu verwaltende Objekte• Projektportfolio: Einige inhomogene interne Projekte, alle auch mit IT

Finanzierung der Projekte über Forschungsförderung und LandesbankkreditDaher Business Case zuerstProjektmanagement mit Lenkungsausschuss, Projektmanager + TeamsIm Software-Entwicklungsteam Scrum reine Lehre:Sprints, Standups, Team in einem Raum, Doku an der Wand, hohe AgilitätZwar Scrummaster (=Teamleiter), aber kein Product OwnerRequirementserhebung mit den Teams aus der Produktion schwierig

Software-Team hat Entscheidungen des Unternehmens nicht akzeptiertMake or Buy? Immer MakeOpen Source first, wenn nicht gar EigenentwicklungKein Windows am Arbeitsplatz (Igel) -> für GeodatenungeeignetHauptkriterium für ERP: LinuxImmobilienanpassung an ERP durch Systemhaus ohne Immo-ErfahrungKeine Systemdokumentation, keine Anwendungsdokumentation

WKWKFallbeispiel 2 - Softwarehersteller

Deutscher Softwarehersteller • CAE-Software• Viele externe Kundenprojekte• Projektportfolio: Homogene Projekte, klein bis groß (>200 T€)

In Softwareentwicklung ScrumIn Kundenprojekten Projektmanagement nach PMI PMBoKVier Projektarten:Kleine Projekte < 25 PT bis zu Key-Projekten > 250 PT für Inbetriebnahme, Anpassung und Schulung der CAE-SoftwareManagementprodukte und –aufwand an Projektgröße angepasstPMO für Standards, Schulung, Controlling

Organisation auch mit RACI (s. PRINCE2 Agile, S.80)

WKWKFallbeispiel 3 – IT-Dienstleister öffentliche Hand

IT-Dienstleister für Bundesland• PRINCE2 seit fast 10 Jahren• Kunden (Landesbehörden) müssen bei IT-Dienstleister kaufen (Kontraktionszwang)

• Projektportfolio: unterschiedliche Projekte (IPV6, ITSEC, ITSM, SAP, …)

Abteilungsleiter nehmen Rolle des Auftraggebers in Lenkungsausschuss wahrPMO für Standards, Schulung, PM-SoftwareProjektsicherung zur Erhöhung des ReifegradesSchulungen für Scrum: Scrum-Master (im Team) und Productowner (Teammanager, Projektmanager)Erste Erfahrungen in SoftwareentwicklungsprojektKunde im Ministerium in Sprints mit einbezogen zur Vermeidung langer Anforderungs-Realisierungszyklen

Nutzung der Managementprodukte nimmt in späteren Phasen ab:• Viele Anträge, kein Qual.-Register• Am Anfang wird grob geplant• Fortschritts-Monitoring unvollständig (außer Aufwand)• Insbesondere bei Risiko und Qualität

WKWKFallbeispiel 4 - Anlagenbauer

Maschinenbau (Luftfahrt, Entertainment)Internationale Projekte mit AnlagenProjektportfolio: wenige, relativ große Projekte, 2 Jahre Dauer

Klassische Ingenieurprojekte wie auch im Hochbau:• Grobe Planung und Kalkulation• Feinplanung für Statik, Hydraulik, Elektrik, IT-Steuerung• Fertigung, Montage im Werk• Transport, Endmontage, Abnahme vor Ort (TÜV, Kunde)Dynamisches Wachstum erfordert OrganisationsentwicklungKernprozesse im Projektgeschäft nach PRINCE2 Scrum in der Softwareentwicklung für Anlagensteuerung

Kunden in Asien erfordern Rich Communication:- Keine langen E-Mail-Threads- Videokonferenzen- Präsentationen- Workshops

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Wann nur PRINCE2, wann agile Ergänzung mit PRINCE2 Agile?

Eher klassische Projektmanagementmethode

• viele 1000 Beteiligte • Tagebau, Flughafenbau, Olympische Spiele, Queen‘s Diamond Jubilee1

• Bauprojekte allgemein• Veränderung der Geschäftsarchitektur auch mit Software• Große Softwareprojekte (viele, räumlich verteilte Entwicklungsteams)• Softwareprojekte mit kleinen Teams (5-9 Mitarbeiter)

Eher agile Projektmanagementmethode

1 http://www.thediamondjubilee.org/

FazitPRINCE2 skaliert (auch durch Tailoring) hervorragend für kleine und große ProjektePRINCE2 und Agiles trefflich mischen: PRINCE2 für Lenken und Managen, Agiles im Team zum LiefernAgiles hervorraqend für kleine (Software)-Teams an einem Ort geeignetPRINCE2 Agile liefert zahlreiche Anregungen für AgilisierungWas davon für die eigene Organisation passt, muss jeder selbst bestimmen.

WKWKEinzelne Zitate sind urheberrechtlich geschützt: © AXELOS Ltd Copyrighthttps://www.axelos.com/

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Wolfgang KsollGraacher Straße 44 12247 Berlinwk@wolfgang-ksoll.dehttp://wk-blog.wolfgang-ksoll.deLinkedIn de.linkedin.com/pub/wolfgang-ksoll/59/619/aa6/XING https://www.xing.com/profile/Wolfgang_Ksoll

WKWKLiteratur 1

https://www.axelos.com/store/book/managing-successful-projects-with-prince2 £ 99https://www.axelos.com/store/book/prince2-agile £ 99

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WKWKLiteratur 2 Wolfgang Ksoll

PRINCE2 Agile – brauchen wir das?(dieser Vortag hier)http://de.slideshare.net/WolfgangKsoll/prince2-agile-brauchen-wir-das

PRINCE2 Agile – ein erster Blick (14.7.2015)http://wk-blog.wolfgang-ksoll.de/2015/07/14/prince2-agile-ein-erster-blick/

Agileres Projektmanagement mit Methode – mehr Qualität, weniger Risiko (16.4.2015) http://wk-blog.wolfgang-ksoll.de/2015/04/16/agileres-projektmanagement-mit-methode-mehr-qualitat-weniger-risiko/

Agiles PRINCE2 von Bergbau bis Softwareentwicklung (Vortrag 14.11.2014) http://wk-blog.wolfgang-ksoll.de/2014/11/18/agiles-prince2%c2%ae-von-bergbau-bis-software-entwicklung/

Axelos: Integrating PRINCE2 – neuer Leitfaden (August 2014)http://wk-blog.wolfgang-ksoll.de/2014/08/28/axelos-integrating-prince2-ein-neuer-leitfaden/

Reifegrade im Projektmanagement mit PRINCE2. Oktober 2013.http://wk-blog.wolfgang-ksoll.de/2013/10/03/reifegrade-im-projektmanagement-mit-prince2/

P3O 2013: Offices zum Managen von Portfolios, Programmen und Projekten (27.11.2013)http://wk-blog.wolfgang-ksoll.de/2013/11/27/p3o-2013-offices-zum-managen-von-portfolios-programmen-und-projekten/

PRINCE2® und agile Methoden in Kombination – ein Erfolgsmodell für die Praxis? September 2013, Best Practice User Group BPUG (früher PRINCE2-Verein) und itSMF, sowie 2014 auf dbb-Kongress neueVerwaltunghttp://de.slideshare.net/WolfgangKsoll/bpug-2013sepvortragksoll8

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