tipps für gelungene dokumentation
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Protokolle schreiben. Tipps für gelungene Dokumentation. Wozu Protokolle führen?. als Information: Nichtanwesende werden informiert als Ergebnisliste: Beschlüsse, Ergebnisse und Maßnahmen werden zusammengefasst - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
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Tipps für gelungene Dokumentation
Protokolle schreiben
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Wozu Protokolle führen? als Information: Nichtanwesende werden
informiert als Ergebnisliste: Beschlüsse, Ergebnisse
und Maßnahmen werden zusammengefasst als Grundlage zur weiteren Bearbeitung:
Kompetenzen und Aufgaben einzelner werden genau festgelegt
als Beweis: Vorgänge, Verlauf, Beschlüsse und Zuständigkeiten werden schriftlich festgehalten.
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Drei Arten von Protokollen Wortprotokoll
Jede Wortmeldung wird dokumentiert, stilistische Korrekturen sind erlaubt.
VerlaufsprotokollDer gesamte Verlauf einer Verhandlung oder einer Besprechung wird (nicht wörtlich) wiedergegeben
ErgebnisprotokollDas Protokoll beschränkt sich auf Ergebnisse, Beschlüsse und Entscheidungen.
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Prüfen:
Immer enthalten sein müssen Ergebnisse, Maßnahmen, die zugehörigen Termine und verantwortlichen Personen.
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Protokollrahmen
Das kommt zuerst: Thema Art der Sitzung die Tagesordnung Wann wurde besprochen? Wo wurde besprochen? Wer hat besprochen? (Mailadressen
einsammeln!)
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Tipps fürs Protokollführen genügend Papier dabei haben. Oder ein
Notebook und einen USB-Stick. Unklarheiten gleich beseitigen (vielleicht
schon in der Kaffeepause?) bei wichtigen Punkten nachfragen, was
gemeint ist so viel mitschreiben / an digitalen
Textdokumenten mitnehmen wie möglich Anträge und Beschlüsse wörtlich
mitschreiben bzw. übernehmen
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Checkliste:Ein gutes Protokoll soll objektiv und sachlich sein logisch gegliedert und aufgebaut sein verständlich sein - auch für Nichtbeteiligte auf das Wesentliche beschränkt sein im Präsens abgefasst sein Anträge und Beschlüsse wörtlich und in
direkter Rede wiedergeben.