vorschlag für beteiligungsverfahren und durchführung tourismus- und regional-forum kumluca 2020

Die Umsetzungsberatung 1

Vorschlag für Beteiligungsverfahren und Durchführung Tourismus- und Regional-Forum Kumluca 2020


Projektablauf

Projektvor-bereitungProjektvor-bereitungIst-AnalyseIst-Analyse Ziele und

Strategien

Ziele und Strategien MaßnahmenMaßnahmen

Sofortmaßnahmen und laufende EvaluierungSofortmaßnahmen und laufende Evaluierung


1. Projektvorbereitung

Ziel der Projektvorbereitung ist die Sicherung eines reibungslosen, effizienten und optimalen Projektablaufes. Inhalte der Projektvorbereitung sind:

Ergebnis: Organisatorischer Rahmen, in dem das Gesamtprojekt durchgeführt wird und presse- und öffentlichkeitswirksamer Auftakt.

• Sammlung bestehender Gutachten, Daten und Konzepte

• Festlegung der Gesprächspartner für die Analysephase

• Erstellung eines Organisations-, Zeit- und Besuchsplanes

• Klärung allgemeiner organisatorischer Fragen

• Hilfe bei Auswahl und Besetzung von Mitwirkungsgremien

• Terminierung der Projektschritte

• Auswahl, Ansprache und Gewinnung von lokalen, regionalen und überregionalen Akteuren und Leistungsträgern für den umsetzungsorientierten Leitbildprozess (gemeinsam mit dem Auftraggeber)


Ganzheitlicher Tourismus

Heimat

GANZHEITLICHKEIT

Mensch

Nachhaltige Land- und Forstwirtschaft

Landschaft

Raumverträgliche Verkehrsstraßen, lärmfreie Gebiete

Kulturlandschaft mit regionaler Eigenart

Lebensraum für Tiere, Pflanzen und Biotope

Regionales Brauchtum und Volkskunst

Dauerhaft umweltgerechte Energie- und

Entsorgungskonzepte

Modernes Marketing

Marktgerechte regionale (Kreislauf-)Wirtschaft

Zeitgemäße Hotellerie und Gastronomie

Qualitativ hochwertiges Freizeit-, Kur- und Erholungsangebot

Räumlich nahes Arbeiten und Wohnen

Organische Baukunst und Ortsentwicklung

Örtliche Wasserversorgung

und -verbrauch


2. Etablierung Runder Tisch/Tourismus- und Regional-Forum (TRF) Kumluca 2020

Es werden ein Lenkungsausschuss und vier thematische Arbeitsgruppen vorgeschlagen. Auf der Basis der Ist-Analyse gibt es für jede Arbeitsgruppe einen speziellen, von FUTOUR erarbeiteten Input, mit Themenvorschlägen, die in der ersten AG-Sitzung ergänzt, erweitert oder durchaus auch verändert werden können. Immer auf der Suche nach herausragenden Alleinstellungsmerkmalen und Potentialen, Schätzen, die noch nicht gehoben worden sind.

Stichworte können u.a. sein:

• AG 1 Nationalpark: Bessere Abstimmung und Vernetzung untereinander, Servicequalität in den Tourist Informationen & Beherbergungsbetrieben, Packages & Pauschalen, Sanfte Mobilität, Green MICE (Meetings, Incentives, Conventions, Events), Profilierung als „grüner“ Tagungs- und Seminarstandort, etc.

• AG 2 Aktivtourismus inkl. Wandern, Radfahren, Natur erleben: Premium- und Qualitätswandern, Zertifizierungen wie „Bett & Bike, Streckenführungen überprüfen & optimieren, Strecken „inszenieren“ & bespielen, spezielle Events & Veranstaltungen, etc.

• AG 3 Gesundheits- und Erholungstourismus: Neue Formen von „Gesundheitsangeboten, Wellness der kurzen Wege, neue Kooperationen, etc.

• AG 4 Kulinarik, Charme & Flair: Genussregion Kumluca, regionale Produkte, Verbes-serung der Atmosphäre in Betrieben und Orten („Den Betrieb in Szene setzen“ etc.)


2. Etablierung TRF Kumluca 2020

Es ist ganz wesentlich, dass wirklich innovative, aktive und teamfähige Menschen für das „TRF Kumluca 2020“ gewonnen werden. Da diese freiwillig und unentgeltlich ihre Zeit und ihr Engagement zur Verfügung stellen, müssen sie tatsächlich „gewonnen“ werden.

Das geschieht in der Regel durch eine offizielle persönliche Einladung zur Teilnahme durch z.B. den Bürgermeister, Landrat (?) oder Tourismusminister in der ihre Wertschätzung zum Ausdruck kommt und das ihr Beitrag zur weiteren regionalen touristischen Entwicklung unbedingt erwünscht und gewollt ist.

Neben Aspekten der Ehre werden durchaus auch direkte Vorteile ihrer Mitarbeit, wie Wissensvorsprung, Ideengewinnung, oder erwartete bessere Hotelauslastung etc. für eine aktive Teilnahme ausschlaggebend sein.


3. Etablierung Tourismus- und Regional-Forum Kumluca 2020 –

Lenkungsausschuss, Arbeitsgruppen und Themen Während der Laufzeit des Projekts müssen die Teilnehmer erfahrungsgemäß ständig

motiviert werden.

Dies geschieht u. a. durch eine ansprechende erlebnisreiche Fachmoderation mit gehaltvollen Vorträgen, interessanten Referenten, Fachexkursion(en) sowie einer öffentlichkeitswirksamen Medien- und Pressearbeit, die den gesamten Prozess begleitet.

Der Spannungsbogen zwischen den einzelnen Sitzungen und über den gesamten Projektzeitraum hinaus muss hochgehalten werden.

Die Teilnehmer müssen sich regelrecht darauf freuen, beim nächsten Treffen wieder dabei zu sein. Es gilt, bei ihnen die „Fackel der Begeisterung“ für das Thema, die Teilnahme und die weitere Umsetzungsarbeit zu entzünden und am Brennen zu halten.

Dies erfordert erfahrene Moderatoren, die mit Charisma und Fachkenntnissen den Prozess leiten.


3. Etablierung Tourismus- und Regional-Forum Kumluca 2020 –

Lenkungsausschuss, Arbeitsgruppen und Themen

Die FUTOUR-Vorgehensweise lässt sich sehr gut mit dem Zitat des französischen Schriftstellers Antoine de Saint Exupéry umschreiben:

Die Kommunikationsplattform für die Masterplanentwicklung und -umsetzung ist ein „Runder Tisch“, das Tourismus- und Regional-Forum Kumluca 2020 (kurz: TRF Kumluca 2020), dessen Zusammensetzung sich aus Mitgliedern einer Lenkungsgruppe sowie später den Leitern der Arbeitsgruppen ergibt.

„Wenn du ein Schiff bauen willst, dann trommle nicht Männer zusammen, um Holz zu beschaffen, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre sie die

Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer.“

Die alle vier bis sechs Wochen stattfindenden Sitzungen werden von den externen Beratern fachmoderiert.


2. Etablierung Tourismus- und Regional-Forum Kumluca 2020 –Aufbau

TRFAnzahl der Teilnehmer: 25-30;Moderation: Externe Berater

Anzahl der Sitzungen: 8 – 10 (alle 4-6 Wochen)

TRFAnzahl der Teilnehmer: 25-30;Moderation: Externe Berater

Anzahl der Sitzungen: 8 – 10 (alle 4-6 Wochen)

AG IAG I AG IIAG II AG IIIAG III AG IVAG IV

Externe Fachmoderatoren

Externe Fachmoderatoren

Internationaler Fachbeirat

Internationaler Fachbeirat

Teilnehmer pro AG: ca. 5-15

Moderation der AG: jede AG durch externen Berater und 1 AG-Leiter aus dem Kreis der TRF-Teilnehmer kommend, damit ist der Kommunikationsfluss TRF-AG gesichert.


2. Etablierung Tourismus- und Regional-Forum Kumluca 2020 - Fachmoderation

Im Gegensatz zu einer „neutralen“ oder „universitären“ Moderation, die eher darauf abzielt, lediglich die Vorstellungen und Meinungen der Gruppenmitglieder zu strukturieren und visualisieren, geht es hier um eine professionelle, umsetzungsorientierte Fachmoderation.

Dabei speist der FUTOUR- Moderator jede Menge fachlichen Input ein, stellt Vergleiche an, bietet gute Beispiele aus anderen Orten und Regionen (Benchmark/Best Practise), lädt ggf. externe Referenten ein und schlägt Ziele für Fachexkursionen vor.


3. Bestandsaufnahme und Situationsanalyse

Ziel dieser Projektphase ist es, ein klares Bild über die Ist-Situation zu gewinnen, auf der ein tragfähiges und umfassendes Tourismus- und Regionalleitbild für die Region Kumluca aufgebaut werden kann.

Damit ist gleichzeitig eine gemeinsame Bewertung der derzeitigen Stärken und Schwächen des gesamten Gebiets nach quantitativen und qualitativen Aspekten verbunden, die sich aus den Ergebnissen dieser Untersuchung herleiten.

• Markt- und Konkurrenzanalyse: Welche Mitbewerber und interessanten Konkurrenz-angebote hat die Region Kumluca?

• Benchmarking: Welche anderen,erfolgreichen regionalen Tourismus- und Regional-konzepte gibt es? In der Region, der Türkei, international? In Großschutzgebieten?

• Trendanalyse: Wohin geht die Reise?

o Tendenzen der wirtschaftlichen Entwicklung

o Nachfrageänderungen und Trends

o Neue Zielgruppen und deren Potenziale

o Änderungen/Trends der sonstigen Rahmenbedingungen

o Zukunftsfähige Nischen


4. Bestandsaufnahme und Situationsanalyse

• Gemeinsame Analyse der Stärken und Schwachen sowie Ableiten der Chancen und Risiken (SWOT-Analyse).

In der Gegenüberstellung soll transparent gemacht werden, wie die aus der vergangenen Entwicklung heraus abgeleiteten Stärken und Schwächen sich auch in der Zukunft weiterhin oder verstärkt als Chancen und Risiken darstellen werden. Berücksichtigt werden dabei:

o die Lage im Raum,

o der Stellenwert der wirtschaftlichen Situation,

o die naturräumlichen Faktoren,

o das bisherige Marketing im Hinblick auf das Projektziel, sowie

o die Aufbau- und Ablauforganisation der touristischen Organisationen.

Ergebnis: Aussagekräftige, gemeinsam verabschiedete Ist-Analyse der touristischen Situation vor Ort als Basis für die weiteren Entwicklungsschritte. An sie können unmittelbar als erste Konsequenzen Maßnahmen bzw. Projektbeschreibungen angefügt werden, die schon zu einer Verbesserung der aufgezeigten Situation führen.


Destinationmanagement - Übersicht

X002/Trends


5. Festlegung der Ziele und Strategien

Auf der Grundlage der aufgezeigten Ist-Situationen und der SWOT-Analyse lassen sich eine Vision und Entwicklungsziele definieren. Im Einzelnen müssen dazu festgelegt werden:

• Entwicklung einer Vision: Wo will die Region Kumluca im Jahr 2020 stehen?

o Philosophie

o Roter Faden

o Generelle Ziele

• Festlegung quantitativer und qualitativer Ziele: Wo will die Region Kumluca in den nächsten Jahren konkret hin?

o Perspektiven und Fristen

o Operationale Ziele

• Zielgruppen: Welche Gäste haben wir/wollen wir haben? Was erwarten sie von uns?

o Hauptzielgruppen und Profile

o Quellmärkte: regional, national, international

o Zielmärkte: regional, national, international



• Aufbau eines effektiven und effizienten Destinationsmanagements und -marketing

o Wer übernimmt die Destination Management Organisation/Center (DMO/DMC)?

o Welches sind die strategischen Geschäftsfelder und Kerngeschäfte (K) in der Region Kumluca?

o Wie ist das Vermarktungsnetzwerk (V) bisher aufgebaut?

Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, z.B. Präsentation der Ergebnisse/des Prozesses/des neuen Leitbildes anlässlich der ITB in Berlin

Werbung

Verkaufsförderung

Verkauf/Vertrieb

o Wie steht das Qualitätsmanagement (Q)?

o Wie wird Wissen- und Innovationstransfer (W) in der Region Kumluca gemanaged?



o Wie wird Markenpolitik (M) betrieben?

Marke: „Es geht nicht darum, wie ‚gut’ wir sind, sondern wie ‚einzigartig’ “ (Jörg Margreiter, Geschäftsführer Tirol Werbung)

Mit welcher Organisationsstruktur und unter welchem Namen soll zukünftig gearbeitet und geworben werden?

Wie lässt sich eine Regionalmarke entwickeln und umsetzen?

Welche Schlüsselsignale können diese Marke mit Mehrwerten bereichern?

Wer könnte Träger einer solchen Marke sein?

o Wie bringen wir unser Angebot an die richtige Zielgruppe?



Auf Basis der am runden Tisch/im Forum Kumluca 2020 definierten Ziele werden gemeinsam Strategien entwickelt, wie diese Ziele erreicht werden können: Wie kommen wir dahin? Über welche Wege erreichen wir unsere Ziele? Dies betrifft insbesondere folgende Bereiche:

• Angebotsstruktur/Produktgestaltung: Wie muss unser Angebot zukünftig beschaffen sein?

o Kernangebote, z.B. Wander- und Klettertourismus

o Imageangebote, z.B. Kulinarik

o Themenangebote: Welche erfolgversprechenden Themen lassen sich in der Region Kumluca entwickeln, optimieren und presse- und öffentlichkeitswirksam inszenieren?

o Angebotsbausteine, z.B. Straßenmusikanten-Festival

o Pauschalen

o Regionale Angebotsharmonisierung, z.B. Qualitätsentwicklung entlang der gesamten touristischen Servicekette


X002/Trends

• Was? Thema genau beschreiben, worin besteht die Aufgabe?• Wer? Persönliche Namensnennung, nicht Organisation, Firma etc.• Bis? Wann soll die Aufgabe erledigt sein? Danach Abfrage.• Finanzen? Wird für Erledigung eine Finazierung und von wem nötig?• Priorität? Wie wichtig ist diese Maßnahme für die Destination?• Fristigkeit? Wie schnell kann diese Aufgabe erledigt werden?• OK? Wurde diese Aufgabe erledigt? Dann Haken dran!• Aktion? Was ist das konkrete Ergebnis? Was folgt daraus (evtl. neue Aufgabe)

Nr. Was ?

Thema

Wer ? Erledigt bis ?

Finanzen ? Priorität ?

A, B, C

Fristigkeit ?

k, m, l,

OK ? Aktion ?

Ergebnis

1

2

…


6. Maßnahmen- und Aufgabenkatalog

Kern der Arbeit sowohl am Runden Tisch als auch in den Arbeitsgruppen sowie zur Beurteilung von beispielsweise Leitprojekten ist ein erfolgreich in der praktischen Arbeit seit Jahrzehnten erprobter Aufgaben- und Maßnahmenkatalog, der gleich von der ersten Sitzung an sowohl in der Lenkungsgruppe als auch in den Arbeitsgruppen mitläuft.

Hier wird nicht wie in vielen Gutachten im Konjunktiv und „man“-Stil gesprochen („in der Region Kumluca müsste/könnte/sollte man mal…“), sondern es werden ganz genau die konkreten Aufgaben festgehalten, zu denen sich die Teilnehmer/innen auch wirklich selbst verpflichten. Und dass sie sich zur Übernahme bestimmter Arbeiten bekennen, dafür sorgt der Fachmoderator.

Welche Maßnahme (Thema mit Verb, z.B. „Käsefestival organisieren“) wird von wem (ein oder mehrere Kümmerer/Ideen-Paten, Aufgaben-Verantwortliche; keine Firmen oder Organisationen nennen, immer nur persönliche Namen) wird bis wann durchgeführt? Konkretes Datum bis zur Aufgabenerfüllung, durch den/die Kümmerer selbst festlegen lassen.

Wird dafür eine Finanzierung benötigt und falls ja, woher kommt sie? Konditionen?

Ist sie kurz-, mittel oder langfristig (k, m, l) zu erledigen?

Welche Priorität hat sie (hoch=A, mittel=B, niedrig=C) ?



Ist die Aufgabe erledigt worden („OK √“), stellt sich die Frage, was das Ergebnis ist, die Aktion, die daraus folgt.

Wie geht es weiter, gibt es einen oder mehrere weitere „Kümmerer“ für diese erweiterte Aufgabe, was wird an zusätzlicher Unterstützung, etc. benötigt?

Wer muss noch zusätzlich mit eingebunden werden?

Daraus ergeben sich in der Regel wieder neue Maßnahmen und Aufgaben, für die wieder dasselbe Procedere gilt, wie oben beschrieben.

Der Aufgaben- und Maßnahmenkatalog ist das Herzstück des gesamten Prozesses.

Pro Sitzung sollten mindestens freiwillig so viele Aufgaben übernommen werden wie Teilnehmer am Tisch sitzen.

Zu Beginn jeder Sitzung werden dann regelmäßig als erster TOP immer die aktuell fälligen Aufgaben/Maßnahmen durch den Fachmoderator abgefragt.

Bei in einem Jahr z. B. 25 Teilnehmern im TRF mit zehn Sitzungen und jeweils zehn Teilnehmern in vier Arbeitsgruppen und etwa fünf Sitzungen können dabei über 400, sich bereits in Umsetzung befindliche (!), größere und kleinere Maßnahmen, entstehen. Und das nicht erst nachdem die Konzeption erstellt wurde, sondern parallel dazu.



Der externe FUTOUR-Berater wird die gesamte Konzeptions-Entwicklung moderieren und begleiten, während die Leistungsträger und Verantwortlichen vor Ort die Geschwindigkeit und Intensität des Prozesses und dessen Umsetzung bestimmen.

Ziel der FUTOUR-Fachmoderation ist es, den Beteiligungsprozess so anzulegen und voran zu bringen, dass er langfristig zu einem gut aufgestellten und funktionierendem Netzwerk im Bereich Tourismus in der Region Kumluca führen wird.



• Die Maßnahmenvorschläge umfassen dabei vor allem die Bereiche:

o Infrastruktur

o Angebote

o Service

o Qualität

o Zukünftige Organisations- und Managementstruktur im Tourismus:

Entwicklung eines Maßnahmenkatalogs direkt ab der 1. Sitzung

Festlegung von Aufgaben, Zuständigkeiten, Prioritäten, Fristen, Kosten

Ermittlung und Dokumentation aus der Bearbeitung heraus entstehender Ergebnisse und darauf folgender Aktionen

Umsetzung, falls möglich, bereits während der Erstellung

Ideen, Anregungen, Vorstellungen, Maßnahmen etc., für die sich nicht sofort ein „Kümmerer“ oder Implementierer findet, werden in einem separaten Ideenspeicher gesammelt und festgehalten. Sie gehen nicht verloren, man kann immer wieder auf sie zurückgreifen, sie ergänzen und weiterführen. Manchmal sind einfach für deren Realisierung weder die Zeit reif noch die Umstände entsprechend.


7. Kontrolle/Evaluation

Der gesamte Umsetzungsprozess bedarf einer regelmäßigen und permanenten Erfolgskontrolle, damit die verabredeten Aktivitäten auch tatsächlich zum Laufen kommen und neue Erfahrungen eingebracht werden.

• Werden die gemeinsam verabredeten Ziele erreicht?

• Werden die Strategien und Maßnahmen umgesetzt?

• Ist weiterer Input nötig?

• Wie lassen sich diese Prozesse optimieren?

• Wo wird zusätzliche Unterstützung gebraucht?

• Was muss überarbeitet werden?

Nicht zuletzt um unvorhergesehene Widerstände zu überwinden, sich gemeinsam an den (Zwischen-) Ergebnissen zu erfreuen, damit andere zu motivieren und zu beeindrucken (Werbung nach innen und außen).

Diese Erfolgskontrolle findet im Rahmen der FUTOUR-Fachmoderation auf Basis des Maßnahmenkataloges kontinuierlich statt.



Ständige Verbesserung und Innovationen

Kontinuierliche Verbesserung ist das Prinzip.

Originelle, kreative Denkansätze werden gefördert.

Vergleiche und gute Beispiele (Benchmarking) werden verwendet, um sich Anregungen bei den Besten zu holen.

Lernen ist die Grundvoraussetzung, um besser werden zu können.

Angestrebt wird ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) als eine innere und gelebte Haltung der Teilnehmer und Teams .

Er betrifft die Prozesse, die Produkte und Services sowie alle Beziehungen.

Die Methode heißt PDCA-Zyklus. PDCA steht für Plan, Do, Check, Act.


8. Dokumentation der Ergebnisse als Handbuch/Masterplan

Der gesamte Beteiligungsprozess mit Ist-Analyse und Leitbilderstellung ist so angelegt, dass sich daraus und damit die Grundlage für das Handbuch ergibt.

Es wird eine Ergebnisdokumentation sowie Konkretisierung und Prüfung der Maßnahmen- und Projektvorschläge auf Vollständigkeit und Realisierbarkeit in Form eines umsetzungsorientierten regionalen Tourismusleitbildes erstellt.

Dieser ist am Ende der Fachmoderationen zugleich Abschlussbericht und dient als aussagekräftiges Handbuch, das als Papierfassung (2-fach), als pdf, als Word-Text sowie mit allen Darstellungen in druckfähiger Form (300 dpi) abgegeben wird.

Die Daten werden frei von Rechten Dritter zur Verfügung gestellt.


9. Abstimmung der Ergebnisse mit denpolitischen Entscheidungsgremien und

gegenüber der (Fach-) Öffentlichkeit

Das Tourismus- und Regionalforum Kumluca 2020 muss so besetzt werden, dass es die Entscheidungen entweder selber treffen kann oder die Ergebnisse zur endgültigen Entscheidung von einem entsprechenden Gremien vorbereitet.

Im Rahmen des ersten Gesprächs mit dem Auftraggeber müssen die Teilnehmer/innen sowohl für das TRF Kumluca 2020 als auch die Arbeitsgruppen besprochen und festgelegt werden.

Jeweils zu Beginn („Kick off“, erste Sitzung), nach ca. drei Monaten (die vierte bzw. fünfte Sitzung des TRF ist zugleich die Zwischenpräsentation) und nach Abschluss (letzte Sitzung TRF Kumluca 2020 und der Arbeitsgruppen) sollte ein Pressegespräch mit Journalisten organisiert werden und zur Endpräsentation eine Pressekonferenz.


10. Organisation, Zeitplanung und Kalkulation

Organisation

Die TRF-Sitzungen sollten immer im großen Zelt der RTM stattfinden.

Damit die Teilnehmer auch die Region und ihre Möglichkeiten besser kennenlernen sollten mehrere gemeinsame Ausflüge und Besichtigungen von herausragenden Beispielen vorgesehen werden.

Es ist eine enge Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber und Präsentation der Ergebnisse ggf. Zwischenergebnisse vor den politischen Gremien vorgesehen.

Zeitrahmen

Die Arbeitsgruppensitzungen werden halbtägig, i.d.R. von 09:00 bis 13:00 oder 14:00 bis 18:00 Uhr durchgeführt.

Es werden, wenn möglich, jeweils zwei verschiedene an einem Tag hintereinander oder an zwei aufeinanderfolgenden Tagen, etwa mit einer TRF Kuluca 2020-Sitzung kombiniert, gelegt, so dass nur einmal An- und Abreise sowie eine Übernachtung nötig wird.


10. Organisation, Zeitplanung und Kalkulation

Von den 100 Beratertagen (100%) sind 80% für konkrete Umsetzung vorgesehen.


11. Kostenkalkulation

An dieses Angebot halten wir uns zwei Monate gebunden.


11. Kostenkalkulation

In dieser Gesamtsumme sind sämtliche Aufwendungen für Büroarbeiten und den Tätigkeiten vor Ort enthalten.

Räumlichkeiten werden durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

Honorare für weitere Referenten oder Kosten für eventuell stattfindende Fachexkursionen, Druck und Vertrieb eines Handbuchs sind nicht Bestandteil dieses Angebots.

• Als Abrechnungsmodus wird vorgeschlagen jeweils 1/3 der Vertragssumme direkt nach Auftragserteilung im 2013

An dieses Angebot halten wir uns zwei Monate gebunden.

• Nach der fünften TRF - Sitzung /Zwischenbericht im 2013

• Nach der Endpräsentation im 2014.

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