Betriebsorganisation

1. Unterschiede zwischen dem Sachziel und dem Formalziel eines Betriebes.

Das Sachziel ist das Dienstleistungsprogramm des Gesundheitsamtes die Erfüllung, der für sie maßgeblichen Aufgaben des öffentlichen

Gesundheitswesens. Diese Aufgaben sind zum einen als Dienstleistung an die Bevölkerung und zum anderen als Pflicht gegenüber den bestehenden gesetzlichen Vorschriften für das öffentliche Gesundheitswesen zu betrachten.

und das Formalziel sind die Bedingungen z.B. Sicherung der Arbeitsplätze, Kostensenkung; nachdem das Ziel erreicht werden soll.

ist hier aufgrund der finanziellen Lage der Stadt SZ weder komplementär (abgestimmt aufeinander) noch konkurrierend ( und trägt viele Zielkonflikte in sich, die die Erfüllung des Sachziels oft beeinflussen.

2. Welche Bereiche der betrieblichen Organisation unterscheidet man?

Voraussetzung der betrieblichen Organisation ist a.) das Vorhandensein einer klar umrissenen Gesamtaufgabe z.B. hier

Wahrnehmung der Aufgaben des öffentlichen Gesundheitswesensb.) die Teilbarkeit der Gesamtaufgabehier in mehrere

Fachbereiche/Teilaufgaben z.B. Gesundheitsschutz-, Sozialer Gesundheitsdienst-, Amtärztlicher Dienst

c.) die Bestimmtheit der Wiederholbarkeit der Aufgabehier z.B. regelmäßige Einladungen zum Röntgen (TBC); jährliche Einschulungsuntersuchungen

Man unterscheidet die Bereiche 1. die Aufbauorganisation (Gebildestrukturierung) und 2. die Ablauforganisation (Prozessstrukturierung)

Zu 1. die Aufbauorganisation stellt den Betrieb in Bereitschaft dar und umfasst folgende Aufgaben:

o Die Zerlegung der Gesamtaufgabe in Teilaufgabeno Die Bildung von Stellen und Abteilungeno Die Übertragung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung auf den

einzelnen Mitarbeitero Die Darstellung des Unternehmensaufbaus mit Festlegung des Dienst- und

Informationsweges sowie o Die Entwicklung von Führungsformen und –techniken

Als organisatorische Hilfsmittel dienen dabei z.B. ein Aufgliederungsplan; Organigramme, (Einlinien- und Stabliniensystem) sowie Stellenbeschreibungen.

Zu 2. die Ablauforganisation hingegen stellt den Betrieb in Aktion dar und regelt u.a.:o Den funktionalen Arbeitsablaufo Den zeitlichen Arbeitsablauf sowie o Den räumlichen Ablaufo Zu erstellenden Ablaufplan richtet sich nach Grund der durchzuführende Sache

Hierbei sind die organisatorischen Hilfsmittel eine Arbeitsablaufkarte; Flussdiagramm; Balkendiagramm; Datenflussplan; Netzplan sowie ein Kommunikationsdiagramm.

3. Regelungen und Ablauf in einem Betrieb ändern sich im Laufe der Existenzdauer eines Betriebes.

Die Regelungen innerhalb eines Betriebes werden bestimmt a.) durch die bereits vorhandene Organisation und b.) durch Improvisation.

zu a.) innerhalb der Organisation sind es generelle Regelungen und fallweise Regelungen die den Ablauf bestimmen.

o Die generellen Regelungen sind dauerhaft geltend und schaffen eine feste Struktur für eine längere Zeit.

o Vorteile der generellen Regelungen sindo die Gleichartigkeit ihrer Ausführungo eine bessere Übersicht des Betriebsgeschehens undo die schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter

o Nachteile der generellen Regelungen sindo der Entscheidungsspielraum der Mitarbeiter wird dadurch eingeschränkt,

was wiederum die Arbeitsbereitschaft hemmen kanno Die Fallweisen Regelungen, auch Disposition genannt, sind einmalig geltende

Regelungen in einem festgelegten Rahmen, haben daher keine strukturierende Wirkung und verlieren mit ihrer Erfüllung ihre Gültigkeit z.B. Impftag für die Bevölkerung SZ

o Vorteile der Fallweisen Regelungen sind o sie gewährleisten eine Anpassung an die sich verändernden Verhältnisse

z.B. Aufklärung und Durchführung von Impfungen, die in der heutigen Zeit lebensrettend sein könnten z.B. Hepatitis B

o Nachteile der Fallweisen Regelungen sindo die schnelle Reaktion und Anpassung auf die z. Z. bestehenden

Verhältnisse, birgt die Gefahr von Fehlentscheidungen in sich, deshalb ist es ratsam die Entscheidungsbefugnis für die fallweise Regelung einzugrenzen und diese einem kompetenten Mitarbeiter zu überlassen z.B. in diesem Fall einem Amtsarzt

Wenn allerdings bei zunehmender Gleichartigkeit und Wiederholbarkeit innerhalb kurzer Zeitabstände bei betrieblichen Vorgängen die Tendenz besteht, die Fallweisen Regelungen durch generelle Regelungen ersetzen zu müssen, spricht man vom Substitutionsprinzip.

zu b.) zur Improvisation gehören die vorübergehend geltenden Regelungen aufgrund von unerwarteten Ereignissen

o sie schaffen eine vorläufige Struktur für eine begrenzte Zeit z.B. Grippewelle in SZ = Angebot der zusätzlichen Impfung gegen Grippevirus für die Bevölkerung für eine begrenzte Zeit

4. Arbeitsabläufe im Balkendiagramm dargestellt! Wann ist der Auftrag beendet, wenn er am 1.4. 2002 um 8.00Uhr begonnen hat!

M 1

M 2

M 3

M 4

A 1 A 2 A 3 A 4

1

2

4

1

5

4

3 4

5Std. 0Std. 15Std. 25Std.

Einträge pro Auftrag/waagerechter Verlauf

2

3

5

Beginn 1.4. 8.00

1

30Std.

Auf diese Weise währe der Gesamtauftragnach 28Std. erledigt.

Beendet 2.4. 12.00

20Std.

1 2 3

3 5 4

A 5

M 1

M 2

M 3

M 4

A 1 A 2 A 3 A 4

Nach vorgebener Abarbeitsfolge werden 25Std. Benötigt.

Abarbeitungsfolge 1-4 /senkrechter Verlauf

5Std. 10Std. 15Std.Beginn 1.4. 8.00

Beendet 2.4. 9.00

25Std. 30Std.

5

1

1

1

1

2

2

43

20Std.

2

4

4

4

3

3

35

5

A 5

M 1

M 2

M 3

M 4

A 1 A 2 A 3 A 4

Nach bereinigter Abarbeitsfolge werden nur noch 23Std. Benötigt.

1.) M 1 fängt mit A 4 an, nachdem sie mit A 3 fertig ist

2.) M 3 gibt A 5 an M 4 ab und kann nach Beendigung von A 2 mit A 3 und dann mit A 1 weiter machen

3.) M 4 gibt A 5 an M 2 und kann nach Beendigung von A 5 gleich mit A 4 weitermachen.

Umstrukturierung der Abarbeitsfolge ergibt eine Zeitersparniss von 2Std. Und eine maximale Auslastung der M.

15Std. 20Std.

bereinigte Abarbeitungsfolge

30Std.

24

2 4 1 5

1 5 3

3

4 2 3 1

5 4

Beendet 2.4. 7.00

Beginn 1.4. 8.00

3 1

25Std.5Std. 10Std.

A 5

5. Zentrale und dezentrale Führung eines Unternehmens

Unternehmung und Kunden! = organisatorisches GleichgewichZentrale Bereiche bzw. Zentralisierung sollten sein: die Leitung eines Amtes mit Vertretung und deren Bereiche; Zentralisierung bzw. Dezentralisierung sollten sein: Fachbereiche; Sachbereiche

Dezentrale Bereiche sollten sein: gleichartige Teilaufgaben und deren Verteilung auf mehrere Stellen. = Stabliniensystem

Unternehmung: Alle anfallenden Aufgaben im Zentralbereich werden – je nach Anwesenheit geteilt oder alleine im Zuständigkeitsbereich erledigt. Die Fachbereichsleiter haben in Teilbereichen der Amtsärzte übertragende Kompetenzen. Dies gilt auch für die Sachbereiche, aber nur in den Teilbereichen der Fachbereiche.

Die Dezentralisierungsebene hingegen ist nur Befehlsempfänger und hat in den Ebenen nach oben keine Kompetenzen. Dies ist in manchen Situationen z.B. Fehlen des Sachgebietsleiters, des Fachbereichsleiters eine unbefriedigende Situation zwecks Entscheidungskompetenz.

Auf der Ebene der Stabstelle haben alle anderen Ebenen gar keine Kompetenzen und sind auf die Stabsstelle des Fachbereiches Verwaltung angewiesen, so dass die langen Dienstwege und die Erfüllung von Aufgaben in Einzelbereichen sehr viel Zeit beanspruchen. Z.B. Formulardruck

6. a.)Führungsstile b.) Verbesserungsvorschläge c.) Alternativen zu a.) hier wird ein autoritärer Führungsstil = Management by Delegation praktiziert, bei dem nur der Abteilungsleiter das Sagen hat = Einliniesystem = von oben nach unten ohne Stabsstellen ist ein Organisationssystemautoritärer Führungsstil bedeutet

Leiter des Amtes und Amtsarzt 1

Amtsarzt 2Stellv. Amtsl.

Amtsarzt 3Stellv. Amtsl.

Sekretariat Zentralbereich

FachbereichGesundheitsschutz

FachbereichSozialer

Gesundheitsdienst

FachbereichAmtsärztlicher

Dienst

Stabsstelle FachbereichVerwaltung

Zentralisierung bzw.

Dezentralisierung durch

Fachbereiche

SachbereichSozialpsychiatrischer

Dienst

SachbereichBehindertenhilfe

SachbereichMütter- und Kind

Schwangerenberatung

Zentralisierung bzw.

Dezentralisierung durch

Sachbereiche

Diplom Sozialarbeiter/in-pädagoge/in

Diplom Sozialarbeiter/in-pädagoge/in

Diplom Sozialarbeiter/in-pädagoge/in

Dezentralisierung nach Verrichtung

Chef alleine hat das Sagen; Anordnungen werden formal in Form von Dienstanweisungen

befehlsmäßig sowie im kleinsten Detail ausgearbeitet und erteilt; Kontrolle allein durch den Chef; Mitarbeiter entwickelten Abneigung gegen die Arbeit, sind Unselbständigkeit und arbeiten nur nach Anweisung es herrscht Misstrauen, Abwehrung und Gespanntheit

zu b.) hier sollte der Führungsstil und die vorhandenen Hierarchiestufen der Firma abgebaut werden, um den Mitarbeiter die Möglichkeit des Mitspracherechts geben zu können.

zu c.) Alternativen könnten sein: o die Einführung des Management by Objectives, bei dem der Chef

gemeinsam mit den Mitarbeitern Unterziele und Einzelziele leiten und festlegen kann. Er hat somit nicht mehr die Fäden alleine in der Hand.

o auch die Einrichtung einer Stabsstelle zwischen Abteilungsleiter und Konzernleitung, zu der die Mitarbeiter direkt Kontakt haben, wäre eine Lösung

Zusatz: kooperativer Führungsstil = Stabliniensystemist ein Organisationssystem

Mitarbeiter unter Koordination des Vorgesetzten Kenntnisse und Erfahrungen der Mitarb. können genutzt werden Ist aber sehr zeitaufwendig Entscheidungsbefugnisse werden weitgehend an Mitarbeiter delegiert Überwiegend Selbstkontrolle durch Mitarbeiter; Ergebniskontrolle durch

Vorgesetzten Es herrscht Offenheit, Vertrautheit und Verträglichkeit

Management by Delegation Chef muss nicht nur entscheiden, sondern auch delegieren, also bleiben

Führungsaufgabe und Verantwortung bei ihm

Management by Exception durch Entlastung des Chefs und Weitergabe von Normal- und Routineaufgaben

an die einzelnen Mitarbeiter, dürfte er Minderwertigkeitskomplexe kriegen

Netzplantechnik (NPT) ist die Gesamtheit aller Vorgänge und die Abhängigkeit der Vorgänge, also eine

grafische Darstellung von komplexen Abläufen zum Netzplan gehören die StrukturanalyseVorgänge, Reihenfolge der

Vorgänge, Ablauf der Vorgänge und die Zeitanalysezeitlicher Ablaufplan der Vorgänge sowie das Anfertigen einer Vorgangsliste mit Dauer/Zeit

Vorteil der NPT ist die o Optimierung des Arbeitsablaufes durch zeitl. Puffer in einzelnen

Arbeitsabläufeno Errechnung der Gesamtpufferzeit für die zu erfüllende Aufgabe

15 24

FAZ = frühester Anfangszeitpunkt

FEZ = frühester Endzeitpunkt

SAZ = spätester Anfangszeitpunkt

SEZ = spätester Endzeitpunkt

GP = Gesamtpuffer 15 24

FP = Freier Puffer

10 15 17 23 24 30

FAZ FEZ

0 10

laufende Nr.

10 15 18 24 24 30

Dauer

0 10

SAZ SEZ10 17 17 21

11 18 20 24

Errechnung:

lfd. Nr. 1 Dauer = FEZlfd. Nr. 2 FAZ = FEZ lfd. Nr. 1 und FEZ = FAZ + Dauer GP = SEZ - FEZlfd. Nr. 3 FAZ = FEZ lfd. Nr. 1 und FEZ = FAZ + Dauer FP = GPlfd. Nr. 4 FAZ = FEZ lfd. Nr. 2 und FEZ = FAZ + Dauer SAZ = SEZ - Dauerlfd. Nr. 5 FAZ = FEZ lfd. Nr. 3 und FEZ = FAZ + Dauerlfd. Nr. 6 FAZ = FEZ lfd. Nr. 3 und FEZ = FAZ + Dauerlfd. Nr. 7 FAZ = FEZ lfd. Nr. 4 und FEZ = FAZ + Dauer

beim Vorwärtsrechnen immer den FEZbeim Rückrechnen immer den SAZ

2 Bez.

5 0 0 6 1 1

7 Bez.

6 0 0

4 Bez.

9 0 0

5 Bez.

3 Bez.

7 1 1

6 Bez.

4 3 3

1 Bez.

10 0 0

Netzwerkplan anhand der Tabelle bzw. Aufgabe 6/Seite 100

GP FP

GP FP GP FP

GP FP

GP FP GP FP GP FP