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Oktober 2014 _______

In dieser Ausgabe /// SAP Landscape Transformation __ S /// 2Ist SAP sexy? __ S /// 3ProTime@UI5 __ S /// 3

HR Renewal __ S /// 4Neue Mitarbeiter __ S /// 4

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Process Partner AG |Bionstrasse 5 |CH-9015 St.Gallenfon 41 (0) 71 314 07 07 | fax -41 (0) 71 314 07 08 | info@processpartner.ch | www.processpartner.chEin Unternehmen der All for One Steeb Gruppe

Ausgabe 9 __ S /// 2

/// Was ist SAP LT?Die Abbildung des organisatorischen Wandels im Umfeld von Business Software gehört zu den grossen Anforderungen in der Softwareindustrie. Firmenübernahmen, Fusionen und Firmenverkäufe sind heute an der Tagesordnung. Die Umset-zung dieser Transaktionen in der Business Software erfolgt in aller Regel immer unter grossen zeitlichen Herausforde-rungen, da zu einem definierten Zeitpunkt die Transaktion vollzogen sein muss, andernfalls vertragliche Penaltys zur Anwendung kommen können.

Die SAP Software Landscape Transformation ermöglicht die schnelle und effiziente Geschäfts- und IT-Transformation mit-tels einem standardisierten Satz von vorkonfigurierten Trans-formationslösungen.

/// UmfangSAP LT stellt alle Werkzeuge zur Verfügung, um die notwen-digen Transformationsprojekte zu planen, analysieren und durchzuführen. Alle Szenarien folgen dabei einer klar vorge-gebenen Struktur und werden in einem durchgängigen Pro-zessjournal sauber dokumentiert.

SAP Landscape Transformation (LT)

Ist SAP sexy?

Das SAP LT berücksichtigt die Objekte Customizing / Stamm-daten / Bewegungsdaten (ohne archivierte Daten) und ist generell nicht zeitgebunden (Ausnahme ProfitCenter Migra-tion).

/// KomponentenDas LT besteht aus zwei AddOns, welche auf den relevanten SAP Systemen und dem SAP Solution Manager, als zentrales System, installiert werden. Darin enthalten ist Wissen (Best Practices, Roadmaps) und Software (Analyse und Transfor-mation), welche früher nur durch den SAP Consultingdienst SLO (System Landscape Optimization) verfügbar war.

/// ProjektabwicklungFür den Projekterfolg ist es unabdingbar, dass folgende Part-ner eng zusammenarbeiten:• SAP Applikationsberater• SAP KeyUser / Prozessverantwortlicher des Kunden• SAP Basisbetreuer, Systembetreiber• IT – Revision

Innovation ist kein Selbstzweck. Wo sie zum Selbstzweck wird, ist sie nicht nachhaltig. Das hat uns nicht zuletzt die Internetblase zu Beginn der 2000er Jahre deutlich vor Au-gen geführt. Innovationen, die an den Bedürfnissen der Kon-sumenten vorbeigehen, gehen früher oder später selbst vor-bei. 30 Jahre nach Gründung der SAP war sich der Grossteil der (Fach-)presse einig: die SAP hat das Internet verschlafen. 40 Jahre nach ihrer Gründung und 30 Jahre nach der Eröff-nung der ersten Auslandsfiliale in Biel gilt SAP als eine der innovativsten und solidesten IT-Firmen weltweit. Anknüpfend an revolutionäre Paradigmenwechsel wie dem von der Main-frame- zur Client-Server-Technologie (von R/2 zu R/3) oder dem hin zu einer serviceorientierten Architektur von Syste-men und Anwendungen, ist der SAP mit der Entwicklung von SAP HANA der nächste grosse Wurf gelungen. Denn SAP HANA ist weit mehr als eine neue, auf «In-Memory»-Technik basierende Plattform, die mit bisher nie dagewesenen Ge-schwindigkeitssteigerungen überrascht.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass immer jeweils nur ein Pro-jekt umgesetzt werden darf, da es Abhängigkeiten zwischen den Objekten geben kann. Zudem darf kein Umsetzungspro-jekt ohne ein umfassendes vorheriges Analyseprojekt gestar-tet werden.

/// Vorgehen Die Erfahrung hat gezeigt, dass der optimale Ablauf sich über zwei Phasen erstreckt. Ein Vorprojekt ist un-abdingbar, da immer wieder Konstellationen (Software, Hardware, Daten, Jobs, etc.) auftreten, die nicht vorher-sehbar sind. Daran schliesst sich dann das eigentliche Um- setzungsprojekt an, welches auf eigens dafür definierten SAP Roadmaps basiert.

/// Interessiert? Unsere eigens dafür zertifizierten Berater stehen Ihnen gerne zur Verfügung.

Martin LichtensteigerSAP Solution Consultant

Dank ihrer innovativen Architektur bietet die SAP HANA Plattform unseren Kunden vor allem die Möglichkeit, die IT-basierte Steuerung ihrer Geschäftsprozesse weiter zu opti-mieren, sie teilweise sogar gänzlich neu zu gestalten, sprich: dramatisch zu vereinfachen. «Simplification», also Vereinfa-chung, ist eines von drei grossen Themen, die derzeit von der SAP getrieben werden, die Integration von etablierten Sys-temen (ERP, CRM, Business Intelligence) mit neuen Anwen-dungen aus der «Cloud» ein Zweites. Die Möglichkeit, auch bestehende Systeme und Anwendungen in die «SAP Cloud» zu verlagern, bietet unseren Kunden drittens schliesslich Ge-legenheit, Alternativen zur bestehenden (IT-) Kostenstruktur zu evaluieren. Natürlich sind die beiden letztgenannten Bei-spiele auch ohne SAP HANA möglich, aber durch SAP HANA wird sowohl die «SAP Cloud» noch attraktiver als auch die

zum «Fast Close», der längst keine Zukunftsmusik mehr ist, sondern auch bei Behörden längst im Fokus, von «Treasury and Financial Risk Management» bis hin zu «Enterprise Risk and Compliance Management».

«SAP Simple Finance» ist nur eines von vielen Beispielen für die Innovationskraft der SAP, dem unter dem Arbeitstitel «Smart Business» bereits weitere Beispiele gefolgt sind und folgen werden. Gleichzeitig hat die SAP bereits den Gros-steil ihres bestehenden Produktportfolios auf die SAP HANA Plattform migriert, darunter auch die seit kurzem verfügbare, vorkonfigurierte ERP-Lösung «SAP Business-All-in-One» für die Schweiz (Schweizer «Baseline», basierend auf SAP ERP ECC 6.0, EhP 7) oder die Bereiche unter den Stichworten «HR Renewal», «Projektmanagement» oder «Supply Chain Ma-nagement». Diese Beispiele zeigen: «High Performance» ist nicht alles. Aber sie ist die Basis für Anwendungen, die das Potential von Daten in echter «Echtzeit» sinnvoll ausnutzen.

Integration verschiedenster IT-Systeme einfacher, insbeson-dere im Bereich Business Intelligence.

Vereinfachung schliesslich ist ein MEGA-Trend, den die SAP in verschiedenen Bereichen massiv vorantreibt. Die Verein-fachung von IT-Prozessen geht dabei im Idealfall einher mit der Vereinfachung der zu steuernden Prozesse selbst. Neue Benutzeroberflächen (SAP Fiori, SAP Screen Personas, SAP Netweaver Business Client) sind die Seite der Medaille, die bei unseren Anwenderinnen und Anwendern am deutlichsten sichtbar wird. Ebenso wichtig sind aber die überarbeiteten Prozesse, die dahinterliegen. Viele der mittlerweile über 300 von der SAP ausgelieferten SAP- Fiori-Anwendungen basie-ren auf überarbeiteten transaktionalen Geschäftsprozessen, hinter denen «traditionelle» SAP-Anwendungen aus den ERP-, CRM-, BI- oder anderen SAP-Systemen stehen, in die aber auch Anwendungen und Daten aus Nicht-SAP-Systemen in-tegriert werden können.

Andere SAP-Anwendungen wurden bereits oder werden der-zeit sogar noch radikaler überarbeitet. So hat die SAP bei-spielsweise im Bereich des «Chief Financial Officer» (CFO) das «Financials Add-On for SAP Business Suite» entwickelt, das ebenfalls auf SAP HANA basiert und bereits verfügbar ist – entweder «On-Premise» oder in der «SAP Cloud». «SAP Simple Finance» erleichtert Ihren Mitarbeiterinnen und Mit-arbeitern die tägliche Arbeit; die intelligente Kombination von neuen, intuitiv zu bedienenden Benutzeroberflächen mit neuen, stark vereinfachten transaktionalen Prozessen, sorgen dafür, dass die Daten, auf deren Grundlage Sie Ihre Entschei-dungen treffen, aktueller sind als jemals zuvor. Sinnvoll aufbe-reitete Echtzeit-Daten liefern dem CFO die akkurate Grund-lage die er benötigt, um schnell und präzise die richtigen Entscheidungen zu treffen. Von der Analyse und Planung bis

Durch die Kombination einer extrem performanten «In-Me-mory»-Plattform mit dem innovativen Re-Design transaktio-naler Geschäftsprozesse können wir unseren Kunden helfen, schneller und besser zu entscheiden.

Mittlerweile versuchen alle namhaften Mitbewerber, auf den «In-Memory»-Zug aufzuspringen. Mit dem, was Ihnen die Pro-cess Partner AG und die SAP gemeinsam anbieten, haben Sie sich Ihre Plätze in diesem Zug bereits reserviert.

Nikolaus KöpferBusiness Development Manager Ecosystem & Channels CH SAP (Schweiz) AG

Ihre Pause war zu kurz…Im Nachhinein gesehen generiert dieser Satz Sehnsucht nach den Sonnenstrahlen im Strassencafé, die man durch-aus noch ein paar Minuten länger hätte geniessen können. Anstatt zurück ins Büro zu eilen wäre die Crème Brûlée zum Dessert also durchaus zeitlich noch drin gewesen. Schade eigentlich!

Der Hintergrund, warum auch ProTime neuerdings mit die-ser Meldung den Mitarbeitenden über regelwidrige Rückmel-dungen in seiner Zeiterfassung informiert, ist allerdings ein anderer:

Die Weisung des Staatssekretariats für Wirtschaft SECO an die Arbeitgeber über die Nachweispflicht von Dauer und Lage der geleisteten täglichen und wöchentlichen Arbeitszei-ten der Mitarbeitenden sowie der Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausenzeiten1.

Das SECO teilt hierzu die Arbeitnehmenden in drei Katego-rien mit unterschiedlichen Pflichten zur Dokumentation der Arbeitszeiten ein. Je nach Tätigkeit und Rang im Unterneh-men kann eine komplette Befreiung, eine vereinfachte Zei-terfassung oder die Pflicht zur detaillierten Dokumentation und Einhaltung von gesetzlichen Arbeits- und Pausenzeiten vorliegen. Letzteres nimmt dabei den grössten Anteil der Mit-arbeitenden in jedem Unternehmen ein.

ProTime bietet ab Release 2014.01 Funktionen zur Abbil-dung einer SECO konformen Zeiterfassung und somit zur Minimierung von Fehlerfassungen.

/// SECO konforme Pausenprüfung mit ProTimeBeim Einsatz der SAP HCM Zeitwirtschaft können im Rah-men der Zeitabrechnung die vom Mitarbeitenden erfassten An- und Abwesenheiten auf Basis vorgegebener Pausenre-gelungen geprüft und korrigiert werden. Sind Pausenzeiten zu kurz oder gar nicht erfasst worden, so wird die notwendi-ge gesetzliche oder vertraglich vereinbarte Pausenzeit ent-sprechend zum Abzug gebracht. Dieses Verfahren stellt aber erst im NACHHINEIN sicher, dass dem Mitarbeitenden durch fehlende oder zu kurz erfasste Pausen kein unerlaubter Gleit-zeitaufbau angerechnet wird – ausgewiesen wird dies aber

Abb.1 – ProTime Pausenprüfung

Generierte An- und Abwesenheiten sind fix mit der Leistungs-erfassung verknüpft und daher auch nicht direkt änderbar.

/// Mobile Zeiterfassung mit ProTime: die neue Fiori AppRevolutionieren Sie im Rahmen der Zeit- und Leistungserfas-sung Ihre Prozesse zusätzlich durch die Nutzung der neuen mobilen ProTime Fiori App auf Basis der neuesten Web-Tech-nologie HTML5.

Unabhängig vom Gerätetyp können Mitarbeitende über jedes beliebige Smartphone oder Tablet ihre Rückmeldungen er-fassen. Die ProTime Fiori App passt sich selbstständig an die entsprechenden Bildschirmgrössen an (Responsive Design).

Die ProTime Fiori App ermöglicht dem Mitarbeitenden vollin-tegriert die Erfassung von Zeiten, Leistungen und Spesen, den Abruf von Reports und Zusatzinformationen wie Zeitsal-den und Restferien oder auch das Setzen der globalen Mo-natssperre. Selbstverständlich sind auch die neuen Features wie die Pausenprüfung oder die Generierung von Präsenzzei-ten analog verfügbar.Gönnen Sie auch Ihren Mitarbeitenden eine mobile Zeit- und Leistungserfassung!

1 Staatssekretariat für Wirtschaft SECO: Weisung des SECO gemääs

Artikel 42 Absatz 1 Arbeitsgesetzt (ArG) an die Vollzugsbehörden

betreffend Kontrollen der Arbeitszeiterfassung (Artikel 46 ArG und

Artikel 73 Verordnung 1 zum ArG) – gültig per 1.1.2014; Referenz 2013-

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als Ergebnis der Zeitabrechnung erst im Zeitnachweis. Einer Fehlerfassung wird durch dieses Prinzip nicht direkt entge-gengewirkt, da nachträglich nur ein allgemeiner Abzug er-folgt und immer noch keine Information über die Lage der Pausenzeiten möglich ist.

ProTime stellt neuerdings im Gegensatz dazu bereits bei der Erfassung von Präsenzzeiten die Einhaltung der notwendigen Pausenzeiten sicher und erfüllt damit die Anforderungen an eine SECO konforme Zeiterfassung.

Über Regeltabellen können Mitarbeitenden entsprechende Pausenprofile zugeordnet werden. Diese Profile beinhalten die Information, ab welcher Arbeitsdauer pro Tag wie viel Pausenzeit zwingend eingehalten werden muss. Dabei sind mehrere Abstufungen denkbar. Unterschreitet ein Mitarbei-tender die minimale Pausenzeit, so wird eine Rückmeldung innerhalb ProTime verhindert und der zu erfassende Daten-satz muss korrigiert werden. Wenn der Mitarbeitende seine Arbeitszeit mit von-bis Uhrzeiten rückmeldet, ist ein Nach-weis des Arbeitgebers zur Einhaltung von Pausenzeiten ein-fach möglich. Durch den Einsatz unterschiedlicher Profile können individuelle Pausenreglungen abgebildet und den Arbeitnehmerkategorien entsprechend Rechnung getragen werden.

Beispiel für ein Pausenprofil:

Pausenzeiten: bis 5.5 Stunden: keine Pause von 5.5 bis 7 Stunden: mind. 15 Minuten Pause von 7 bis 9 Stunden: mind. 30 Minuten Pause ab 9 Stunden: mind. 60 Minuten Pause

/// Automatische Generierung von Präsenzzeiten mit ProTimeDie Weisung des SECO bedingt eine Erfassungspflicht von Ar-beitszeiten. Bis anhin wurde lediglich die Erfassung von Leis-tungszeiten auf Projekte und Aufträge verlangt.

Unternehmen, die eine Zeit- UND Leistungserfassung nutzen, sind nun mit der Thematik der «Doppelerfassung» konfron-tiert:- Erfassung von An- und Abwesenheiten: diese Informatio- nen werden im HR zur Errechnung des Gleitzeitsaldos, Überzeiten, Feriensalden etc. verarbeitet (Hintergrund: wieviel Stunden wurde gearbeitet?)- Verteilung der Arbeitszeit als Leistungszeit auf Projekte und Aufträge ggf. zur Weiterfakturierung (Hintergrund: wofür wurde gearbeitet?)

Mitarbeitende erfassen also einerseits ihre Präsenzzeiten und müssen diese anschliessend auf Projekte aufteilen. Um der Frage der vermeintlichen Doppelerfassung entgegenzuwirken, steht nun die automatische Ableitung und Generierung der Präsenzzeit aus der Leistungszeit innerhalb von ProTime zur Verfügung.

Erfasst der Mitarbeitende Leistungszeit auf ein Projekt, wird automatisch eine Präsenzzeitbuchung in gleicher Höhe ge-bucht. Soll eine Ableitung auch für Abwesenheiten genutzt werden, so unterstützt ProTime auch diese Anforderung. Über eine Regeltabelle kann die gewünschte Generierung von An- und Abwesenheiten unternehmensspezifisch eingerichtet wer-den. Dabei ist es völlig irrelevant ob Leistungszeiten als Dauer oder mit von-bis Uhrzeiten erfasst werden – die Generierung der An- und Abwesenheiten erfolgt analog. Bei paralleler Akti-vierung der oben beschriebenen Pausenprüfung kann hierbei ein zusätzlicher Mehrwert erzielt werden.

Abb. 2 – automatische Generierung von An- und Abwesenheiten aus der Leistungszeit

Abb. 3 (links) – ProTime Fiori MonatsübersichtAbb. 4 (mitte) – ProTime Fiori TageserfassungAbb. 5 (rechts) – ProTime Fiori Abruf von Reports

Sie erhöhen damit die Flexibilität und Userakzeptanz durch schlanke Erfassungsprozesse – und sei es während des Ge-nusses einer Crème Brûlée in der Mittagspause.

/// Easy Expense Billing mit ProTimeNeben der Optimierung der Zeit- und Leistungserfassungs-prozesse im aktuellen Release ist auch bei der Spesenabwick-lung ein neuer Verarbeitungsprozess in ProTime integriert worden.

Viele Unternehmen sind mit der Problematik vertraut, dass die Faktura-Erstellung von Leistungen und Reisekosten be-reits am Anfang des Folgemonats, die Rückerstattung von Reisekosten an Mitarbeitende in der Regel aber erst mit dem Lohn gegen Ende dieses Monats erfolgen. Werden bei der Prüfung der eingereichten Reisekosten Fehler erkannt, ob-wohl die Reisekosten bereits an Kunden weiterfakturiert wur-den, so erzeugt SAP durch die Korrektur der Spesenrückmel-dung automatisch Gutschriften im nächsten Faktura-Lauf.

Easy Expense Billing entkoppelt diese beiden abhängigen Prozesse der Fakturierung und Auszahlung von Spesen auf einfache Art und Weise.

Mit jeder Spesenrückmeldung wird zur Entkopplung automa-tisch eine manuelle Fakturazeile bei Aufwandsprojekten er-zeugt. Müssen Spesenrückmeldungen nach der Fakturierung noch einmal korrigiert werden, so hat dies keinen Einfluss mehr auf die Fakturierung, sondern rein auf den Rückerstat-tungsprozess für den Mitarbeitenden.

Easy Expense Billing kann auch im laufenden Betrieb einge-richtet werden – den Migrationspfad für die Aktivierung des neuen Verarbeitungsprozesses und Deaktivierung der beste-henden Prozesse zeigen wir Ihnen gerne auf.

Die Erfassung der Spesen erfolgt wie gehabt, sei es durch die ProTime GUI Maske, den Webclient oder über die neue Fiori App.

/// ProTime Release 2014.01Das neue Release bietet noch einige weitere interessante Features. Gerne zeigen wir Ihnen die Neuerungen im Rahmen einer Präsentation.

Möchten Sie ergänzende Informationen zum aktuellen Relea-se? Wenden Sie sich an uns, wir sind gerne für Sie da.

Silvia BischofbergerSAP Solution Consultant

Der aktuelle Trend zur Dezentralisierung im Bereich HCM be-dingt eine neue und einheitliche Gestaltung der Oberflächen und zwingt zu einer Optimierung der Prozesse unter dem Fo-kus: Welche Daten stellen wir welchen Anspruchsgruppen in welcher Form zur Verfügung?

Die Abbildung der dezentralisierten Unternehmensprozesse (Self-Service Szenarien) steht an dieser Stelle im Mittelpunkt, hinzu kommen jedoch neu auch Themen wie der Einsatz mo-derner Technologien und Medien, um den Zugang zu den Daten zu vereinfachen und die Usability und die Akzeptanz durch die Mitarbeiter zu verbessern.

Im aktuellen Package 2.0 sind spezifische Prozesse für be-stimmte Rollen in der sogenannten «Landing Page» zusam-mengefasst: dort werden rollenspezifisch Funktionen auf Basis der neuen Oberflächentechnologie UI5 (HTML 5) be-reitgestellt und ermöglichen so den völlig geräteunabhängi-gen Zugang (Tablets, Smartphones, PC, etc.) zu den relevan-ten Daten im HCM.

Ausgabe 9 __ S /// 4

HR-Renewal 2.0

Neue Mitarbeiter

Neue Funktionen im HCM mit EHP7

Das enthaltene Berechtigungskonzept schützt dabei profes-sionell den sensitiven Datenbestand. Aktuell beinhaltet das HR-Renewal 2.0 die folgenden drei Self-Service Szenarien:

- ESS (Employee Self-Service)- MSS (Manager Self-Service)- HRP (HR-Professional)

«Sanfte Landung für einen HR-Sachbearbeiter»Die Landing Page integriert Daten aus dem «Process and Forms-Framework», somit werden rollenrelevante Prozesse aus dem HCM bereitgestellt – eine Einstellungsmassnahme kann somit beispielsweise gestartet und zu einem späteren Zeitpunkt weitergeführt werden.

/// Rudolf Ackermann

Eintrittsdatum: 01.04.2014Jahrgang: 1974Ausbildung: Handelsschule MünchensteinSprachkenntnisse: Deutsch, EnglischHauptskills: Personalmanagement, Personal- abrechnung, Personalzeitwirtschaft

Meine Hobbies sind Lesen, Kochen/Backen und mein Ferienhäuschen in Frankreich.

/// Michaela Lemke

Eintrittsdatum: 01.09.2014Jahrgang: 1985Ausbildung: Diplom in Internationale Betriebs- wirtschaft FH Furtwangen.Sprachkenntnisse: Deutsch, Englisch, Französisch, SpanischHauptskills: Finanzen & Controlling

In meiner Freizeit bin ich gerne in der Natur in Form von Joggen, Angeln und Skifahren. Zudem liebe ich die Musik und spiele als Cellistin in einem Orchester.

/// Simon Böll

Eintrittsdatum: 01.08.2014Jahrgang: 1988Ausbildung: Kaufm. LehreSprachkenntnisse: Deutsch, Dänisch, EnglischHauptskills: Business Intelligence

Meine Freizeit verbringe ich am liebsten mit dem Hund draussen in der Natur oder ich koche gerne. Der perfekte Ausgleich zu Beruf und Studium.

/// Frank Oberreuter

Eintrittsdatum: 01.09.2014Jahrgang: 1968Ausbildung: Master in Philosophie, Universität TübingenSprachkenntnisse: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, DänischHauptskills: Personal- und Organisationsmana- gement, Personalabrechnung, Projekt- management, Prozessreview

Wandern, Skifahren, Velofahren, Musikhören und Reisen gehören zu meinen beliebtesten Freizeitaktivitäten.

Mit dem im HR-Renewal 2.0 integrierten Workforce-Viewer kann die Organisationsstruktur grafisch aufbereitet präsen-tiert werden. Zudem können rollenspezifisch zusätzliche Da-ten angezeigt werden und es stehen Workflow- und Collabo-rationtools im Workforce Viewer zur Verfügung.

Das HR-Renewal 2.0 steht allen SAP-Kunden kostenfrei ab Release EHP7 FOR SAP ERP 6.0 zur Verfügung.

Anett MöckelSAP Solution Consultant

SECO-Compliance mit SAPFrühstücks-Seminar

Mittwoch, 5. November 2014 09:00 – 11:00 Uhr

Restaurant «Au Premier»Zürich Hauptbahnhof

Weitere Informationen unter:www.processpartner.ch/de/news