stabiles fundament für ihre kostenrechnung durch stammdatenpflege
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Ein stabiles Fundament für Ihre Kostenrechnung schaffen durch zeitgemäße Stammdatenpflege
// 23.06.2015
// 14.00 – 15.00 Uhr
// Moderator: Gerald Kerndl
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Die Unterlagen finden Sie nach dem Webinar unter: http://www.slideshare.net/IBsolutionGmbHhttp://www.youtube.com/IBsolution
Weitere Webinar-Termine:
07.07.2015 // SAP Planungsprojekt in 30 Minuten vollständig konfigurieren
09.07.2015 // BPC 10.1 NW Live Demo - Creating a report in SAP BPC 10.1 using the Excel Client
23.07.2015 // SAP NetWeaver IdM – Ablösung der ZBV
28.07.2015 // Integrated planning with SAP BO Design Studio
Infos und Anmeldung über www.ibsolution.de/veranstaltungen
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Ihr Moderator
Gerald Kerndl,
Projekt Manager, Master Data Governance
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IBsolution GmbH: Beratungsschwerpunkte
BusinessIntelligence
Prozess-optimierung
TechnologieBeratung
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Unser Spezialwissen
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IBsolution Unternehmenspräsentation
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Prozess-
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SAP IdM
SAP GRC Access Control
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SAP MDM
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SAP NetWeaver Composition Environment
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Unternehmensplanung / Rolling Forecast
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Data Quality
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IBsolution GmbH: Unsere Standorte
Nordrhein-WestfalenNeuss
Baden-Württemberg
Heilbronn
BayernMünchen
SchweizZürich
BulgarienSofia
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Leistungsportfolio Stammdatenmanagement
Wir unterstützen Ihr Stammdatenprojekt oder –programm in allen Phasen:
Strategie, Konzeption, technische Realisierung, Organisation und Support.
Hierzu bieten wir gleichermaßen kompakte Festpreispakete und individuelle Lösungsansätze.
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Strategie Methoden Werkzeuge
Migration Datenqualität Governance
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Inhalt
1. Erkennen von Verbesserungspotentialen bei der Pflege von Stammdaten im Bereich der Kostenrechnung
2. Einsatzmöglichkeiten von SAP Master Data Governance zur effizienten Pflege von Stammdaten der Kostenrechnung
3. Verbesserungspotentiale ausschöpfen
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Inhalt
1. Erkennen von Verbesserungspotentialen bei der Pflege von Stammdaten im Bereich der Kostenrechnung
2. Einsatzmöglichkeiten von SAP Master Data Governance zur effizienten Pflege von Stammdaten der Kostenrechnung
3. Verbesserungspotentiale ausschöpfen
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Ausgangslage
Die Herausforderung ...
Ob Quartals- und Jahresabschluss, oder andere
Finanzberichte – sie alle müssen zeitnah, pünktlich
und aussagefähig vorliegen. Darin dürfen keine
Fehler enthalten sein.
Verschiedene organisatorische Einheiten arbeiten
dezentral mit Finanzstammdaten, wie z. Bsp.
Sachkonten und Kontenrahmen, Profit Center,
Kostenstellen. Hierbei können vielfältige Fehler
unterlaufen.
Nachweis zu führen, dass Compliance-Richtlinien
und gesetzliche Regelungen (abgeleitet aus
Vorgaben aus IFRS, US-GAAP etc.) eingehalten
wurden
… sicher haben Sie noch viele weitere Beispiele für
wiederkehrende Herausforderungen im täglichen
Arbeitsumfeld
... unsere Erfahrung ...
In Gesprächen mit unseren Kunden wird vielfach
offensichtlich, dass zur Bereitstellung von aktuellen
Stammdaten ein großer manueller Aufwand zu
erbringen ist.
Ohne geregelte Workflows zur Pflege von
Stammdaten haben Sie kaum keine Chance,
Bearbeitungsfehler und Inkonsistenzen in den
Daten zu vermeiden
Vielfach liegt nicht das Wissen vor, dass für den
dokumentierten Nachweis der Einhaltung von
Compliance-Regelungen eine Lösung auf Basis von
SAP-Standards zur Verfügung steht.
…
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Verbesserungspotentiale erkennen
Zeitraubender Abstimmungsaufwand zwischen allen Beteiligten erforderlich, um den Anlage- bzw. Änderungsprozess zu durchlaufen
Der aktuell vorliegende Bearbeitungsstand lässt sich vielfach nur aufwendig feststellen, Zeitverzug ist eine häufige Folge
Nahezu aussichtloses Unterfangen, den geforderten Compliance-Anforderungen (z. B. nachweisbarer Freigabeprozess) gerecht zu werden.
Kritik der Wirtschaftsprüfer, dass die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von Änderungen z. Bsp. bei Finanzberichtstruktur (FRS) nicht ausreichend bzw. lückenhaft ist
Großer Einsatz erforderlich, um Daten mit einer zeitlichen Gültigkeit rechtzeitig, vollständig und geprüft in den jeweils erforderlichen Systemen bereitzustellen
Die Verteilung der Kostenstellen und die dazugehörigen Hierarchiedaten in die verschiedenen Systemen erfolgt vorwiegend manuell oder durch wiederholte Eingabe und ist dadurch fehleranfällig und kann zu inkonsistenten Daten führen
Workflow-gestützte Anlage und Pflege der Stammdaten für z. B. Kostenstellen, -hierarchien etc.
Der Bearbeitungsstand ist jederzeit erkennbar, die verantwortlichen Bearbeiter sind benannt
Einhaltung von Compliance-Anforder-ungen, zum Beispiel durch Absicherung eines 4-Augen-Prinzips bei der Prüfung und Genehmigung von Änderungen
Automatische und fortlaufende Dokumentation der Änderungen in standardisierten Änderungsbelegen
Anstehende Änderungen sollen vor ihrer zeitlichen Gültigkeit geändert, geprüft und freigegeben werden, damit sie zum Stichtag abgesichert bereitstehen
Automatisierung der Verteilung in die jeweiligen Systeme zur Vermeidung von Fehlern und Inkonsistenzen
ZielsetzungAusgangssituation
und Handlungsoptionen ableiten
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Treiber für konsistente Finanzstammdaten
Anforderungen und Benefits
Prozesseffizienz
• Automatisierung der Datenpflege
• Integrierte Validierungen und Ableitungen
• Rollenbasierte Führung
• Verbesserte Überwachung der Pflegeprozesse
• Schnellerer Finanzabschluss
• Erhöhtes Vertrauen in Reporting Daten
Compliance Management
• Trennung der Aufgaben durch Bearbeitungs- und Genehmigungsschritte
• Standardisierte Workflows
• Transparenz durch Änderungsbelege
• Erhöhte Sichtbarkeit von Änderungen
• Einfacherer Umgang mit internen Policies
Qualität und Konsistenz
• Standardisierte Datenmodelle
• Validierungsregeln
• KonfigurierbaresDatenreplikations-konzept
• Reduzierter Aufwand um Informationen zu finden
• Verbesserte Modellierung, Planung und Analyse
Wertbeitrag MDG
Verbesserung
Dimension
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Inhalt
1. Erkennen von Verbesserungspotentialen bei der Pflege von Stammdaten im Bereich der Kostenrechnung
2. Einsatzmöglichkeiten von SAP Master Data Governance zur effizienten Pflege von Stammdaten der Kostenrechnung
3. Verbesserungspotentiale ausschöpfen
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SAP Master Data Governance (SAP MDG)
Vordefinierter Out-of-the-Box Content
„Erweiterung der Geschäftsprozesse innerhalb der SAP Business Suite, welches ein Governance für die zentrale Anlage, Änderung und Verteilung von Stammdaten bereitstellt“
MDG-Customer
MDG-
Supplier
MDG-
Finance
MDG-Material
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Zur Verfügung stehende Stammdaten-Objekte
SAP Master Data Governance
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MDG-Finance| Facts
Add-On für SAP ERP
Anwendung für die prozessgestützte Pflege von Finanzstammdaten
Zentrale Lenkungs- und Steuerungsmechanismen unabhängig von lokaler oder zentraler Ausführung
Vordefinierter Out-of-the-Box Content
Vordefinierte Workflows
Datenmodelle für nahezu alle gängigen Entitäten
Wiederverwendung von vorhandener Business-Logik
Integrierte Validierungs-/ und Ableitungsengine
Stammdaten werden im Staging-Bereich (MDG-Datenbank) erstellt, ergänzt oder verändert. Hierbei kommt der Flex-Mode zum Einsatz. d.h.: Es erfolgt kein direktes Schreiben in die ECC Tabellen (ERP Central Component )
Anschließende Replikation an die anbindenden Systeme mit optionalem Key- und Value-Mapping
Abbildung von Zeitabhängigkeit für ALLE Finanzobjekte mittels sogenannten Editionen
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SAP MDG | Einstieg
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SAP MDG | Suche
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SAP MDG | Bearbeitung
Einstieg in die Erfassung für eine Neuanlage oder Änderung
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Hervorheben von Änderungen
Highlighting während der Änderung
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Hervorheben während der Prüfung
Highlighting während der Prüfung
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Änderungsprotokoll
Beispiel für Änderung einer Kostenstelle
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Änderungshistorie
Alle Änderungen zeitlich chronologisch auf einen Blick
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Workflowprotokoll
Kurze Darstellung
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Workflowprotokoll
Email-Versand an Folgebearbeiter möglich
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SAP MDG | Arbeitsvorrat
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Editionen zur Abbildung des Gültigkeitstermins
Eine Edition ist ein Element um die Gültigkeit der Änderung zu steuern
In einer Edition werden geplante Änderungsanträge von Neuanlagen und / oder Änderungen gesammelt und gebündelt an einem bestimmten Stichdatum verteilt
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Editionen zur Abbildung des Gültigkeitstermins
Kontrolle über Replikationszeit
Vorteile:
Einfach und flexibel Änderungen planen
Transparenz über vergangene und zukünftige Änderungen
Granularität des Zeitpunktes der Replikation
Auswahl in jedem Änderungsantrag
Nach Genehmigung des Change Requests
Nach manueller Freigabe der Edition
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MDG-F | Editionen
Nutzen:
Editionen dienen der zeitlichen Planung von Änderungen. Änderungen können somit vorab durchgeführt werden. Erst ab der Gültigkeit einer Edition werden die Änderungen repliziert und stehen dann in den operativen Systemen zur Verfügung.
Über dieses Editionsmanagement ist es somit möglich, Änderungen miteinander zu kombinieren, die aus Business Perspektive logisch zusammenhängend sind
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Gängiger Ablauf | Kostenstelle anlegen
Request account
Check &additional
datamaintenance
Activation ofaccountApprove
Reject
ClearingLokal Global
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Bestehende Kostenstelle ändern
Beispiel: Kostenstelle ändern
Der zu Grunde liegende Workflow besteht aus drei Bearbeitungsschritten
Vereinfachter Darstellung der Prozessschritte:
Präsentationsbeispiel
Kostenstelle auswählen, Änderungsantrag und Edition auswählen,
Daten ergänzen / ändern
Änderungsantrag inhaltlich prüfen,
ggfs. zurückweisen
Änderungsantrag genehmigen bzw. ablehnen
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Bearbeitung einer Kostenstellen-Hierarchie
Beispiel: In der Hierarchie-Pflege erfolgt die Bearbeitung der Kostenstellen-Hierarchien. Hierbei wird die Hierarchie um eine Kostenstellen-Gruppe erweitert und eine Auswahl von Kostenstellen zuordnet
Der zu Grunde liegende Workflow besteht aus drei Bearbeitungsschritten
Vereinfachter Darstellung der Prozessschritte:
Präsentationsbeispiel
Änderungsantrag und Edition auswählen
Erweiterung einerKostenstellenhierarchie
um eine Kostenstellengruppe
Zusätzliche Kostenstellenin der Hierarchie
zuordnen
…
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Ausblick auf SAP MDG 8.0
Ein Beispiel für die Weiterentwicklung
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Inhalt
1. Erkennen von Verbesserungspotentialen bei der Pflege von Stammdaten im Bereich der Kostenrechnung
2. Einsatzmöglichkeiten von SAP Master Data Governance zur effizienten Pflege von Stammdaten der Kostenrechnung
3. Verbesserungspotentiale ausschöpfen
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Stammdatenmanagement
Stammdatenqualität ist eine notwendige Voraussetzung
für hohe Prozesseffizienz und richtige
Geschäftsentscheidungen
IBsolution hat ein Vorgehensmodell zur nachhaltigen Sicherstellung einer hohen
Stammdatenqualität entwickelt.
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Nutzenaspekte (Teil 1)
Strukturierte und jederzeit nachvollziehbare Vorgehensweise bei der Anlage und Pflege von Finanzstammdaten durch Workflow-gestützte Prozesse mit automatischer Erstellung eines Workflow-Protokolls
Einheitliche Arbeitsweise durch zentrale Lenkungs-und Steuerungsmechanismen unabhängig von lokaler oder zentraler Ausführung der Stammdatenpflege
Einheitliche Stammdaten in allen Systemen durch Replikation, z.B. durch ALE-Verteilung (Application Link Enabling) mittels Idocs
Erleichterung bei der täglichen Arbeit und Reduzierung der "Zeitfresser"
Quelle: SAP
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Nutzenaspekte (Teil 2)
Alle Änderungen werden vollständig durch automatisierte Erstellung von Änderungsbelegen dokumentiert
Nachweis über Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben durch Abbildung von ein- und mehrstufigen Prüf- und Genehmigungs-verfahren (z. B. Abbildung des 4-Augen-Prinzips)
Zeitabhängige Änderungen können im Vorfeld vorgenommen werden z.B. Vorbereitung von Änderungen in der Kostenstellen-Hierarchie mit Gültigkeit ab Jahreswechsel
… und viele mehr
Erleichterung bei der täglichen Arbeit und Reduzierung der "Zeitfresser"
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Haben Sie Fragen?
Fragen und Feedback
Fragen? Gern!
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IBsolution GmbH - Webinar
Vielen Dank für Ihre Teilnahme!
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09.07.2015 // BPC 10.1 NW Live Demo - Creating a report in SAP BPC 10.1 using the Excel Client
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28.07.2015 // Integrated planning with SAP BO Design Studio
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